ARHIVSKI VJESNIK 43. (ZAGREB, 2000.)

Strana - 50

Ž. Heđbeli, Koncept vitalnih dokumenata u uredskom poslovanju, Arh. vjesn., god. 43 (2000), str. 47-54 zapisnika upravnog odbora organizacije koji su i vitalni i arhivski dokumenti. Svaka organizacija sama identificira svoje vitalne dokumente. Pri tome je bitno razlikovati vitalne od važnih dokumenata. Važni dokumenti, ako nisu dostupni tijekom ili nakon nesreće, mogu prouzročiti kašnjenja i/ili zbrku, ali ne čine organizaciju neoperativnom. Takođeru je važno imati na umu, da ukoliko se odabir vitalnih dokumenata ne obavlja strogo u skladu sa zadanom definicijom, program vitalnih dokumenata postaje neprikladan, razvodnjen i neučinkovit. Organizacija treba odrediti osobe zadužene za vitalne dokumente. Prvo stoga što dokumenti daju tekuću sliku organizacije i moraju biti točni i ažurni, drugo stoje prevencija bolja ako se zna koja je osoba, u slučaju nesreće ili opasnosti, zadužena za brigu o vitalnim dokumentima. Izrada kopija dokumenata najučinkovitiji jc i najuobičajeniji način zaštite vitalnih dokumenata. Dva su načina izrade kopija: - izrada dodatne kopije pri stvaranju dokumenta i - reprodukcija postojećih dokumenata s pomoću mikrofilma, magnetske trake ili diska te fotokopija. Pri odabiru vrste kopija treba razmotriti postojeće zakone glede pravne valjanosti kopija, vremensko razdoblje čuvanja kopija te količinu i osobine dokumenata, jer se npr. mikrofilm mora čuvati u spremištima s kontroliranom temperaturom i vlagom. Izvornici ili kopije vitalnih dokumenata se potom pohranjuju: - u organizaciji - van organizacije. Pohrana u organizaciji sastoji se od niza sredstava i opreme dizajnirane za sigurnosnu zaštitu vitalnih dokumenata. To mogu biti zgrade posebno izgrađene za vitalne dokumente, a koje su sastavni dio postrojenja organizacije, trezori, posebne prostorije ili specifična uredska oprema - ormari i blagajne. Pohrana van organizacije sastoji se od pohrane originalnih vitalnih dokumenata (ili sigurnosnih kopija) u građevine smještene na dovoljnoj udaljenosti od organizacije, pa stoga ne mogu biti pogođene istom nepogodom. Ovaj način pohrane sigurniji je od pohrane u organizaciji. Iako do nepogode može doći na bilo kojoj lokaciji, mogućnost potpune obnove dokumenata daleko je veća. Građevine za zaštitu dokumenata van organizacije mogu biti u posjedu samih organizacija ili u vlasništvu tvrtki specijaliziranih za zaštitu vitalnih dokumenata. Građevine mogu biti samostalne, samostojeće, iznad ili ispod zemlje - rudnici, špilje ili tuneli, a mogu se koristiti i 50