ARHIVSKI VJESNIK 43. (ZAGREB, 2000.)

Strana - 49

Ž. Heđbeli, Koncept vitalnih dokumenata u uredskom poslovanju, Arh. vjesn., god. 43 (2000), str. 47-54 Vitalne dokumente čine dokumenti ili zapisi koji: a) utemeljuju pravni status organizacije b) čuvaju prava organizacije, vlasnika, zaposlenika i korisnika usluga/proizvoda c) dokumentiraju, s financijskog stajališta, aktivu i pasivu organizacije d) dokumentiraju djelatnosti organizacije, što omogućava izvršenje procesa proizvodnje i drugih zadataka. Organizacija ili institucija ne može, u slučaju nesreće ili nakon nje, nastaviti svoj rad ili ponovno započeti s radom ukoliko su, tijekom nesreće ili nakon nje, vitalni dokumenti uništeni ili nedostupni. Vitalni dokumenti ili zapisi osiguravaju trajnu održivost organizacije i njenog poslovanja. Sam opstanak organizacije ovisi o tome da li su nakon nesreće vitalni dokumenti zaštićeni i odmah dostupni. Upravo stoga, svaka organizacija ili institucija treba imati svoj program zaštite vitalnih dokumena u slučaju nepogode ili nesreće. Program čine pripreme, politika i postupci koje organizacija primjenjuje u slučaju prirodnih nesreća ili onih koje je prouzročio čovjek. To su uobičajene opasnosti, kao vatra, voda, vlaga, plijesan, svjetlo, prašina, kukci, glodavci, kiseline i njihovi plinovi, no, dokumente treba zaštiti i od krađe, krivog ulaganja i neovlaštenog korištenja, a svakako se uzimaju u obzir i zemljotresi, oluje, vandalizam, teroristički napadi, eksplozije, bombe, nuklearne oborine i radijacija. Dokumenti i zapisi moraju biti zaštićeni i od gubitka čitljivosti do mjere koja dovodi u pitanje njihovu pravnu valjanost. Program zaštite vitalnih dokumenata čine, među ostalim: - identifikacija vitalnih dokumenata neke organizacije - određivanje odgovornog osoblja - izrada kopija dokumenata i njihova zaštita. Identifikacija vitalnih dokumenata ovisi o znanju, iskustvu i prosudbi uredskih djelatnika/arhivista, koji se savjetuju sa stvaraocima i korisnicima dokumenata, kao i s pravnim savjetnikom organizacije. U postupku identifikacije treba vrednovati cjelokupno aktivno i neaktivno gradivo organizacije. Cilj je odrediti one dokumente koji su nužni za održavanje temeljnih funkcija poslovanja odnosno cilj je uporaba vitalnih dokumenata tijekom i nakon nesreće. Pri odabiru vitalnih dokumenata važno je imati na umu daje samo 2 do 4% od svih dokumenata organizacije vitalno, ovisno o vrsti organizacije, prirodi poslovanja, te stupnju rizika koji je rukovodstvo spremno prihvatiti. Vitalni dokumenti nisu neophodno oni s arhivskom vrijednosti niti su svi arhivski dokumenti vitalni. Npr. platna lista svakog zaposlenika je vitalan, ali ne i arhivski dokument, za razliku od 49