ARHIVSKI VJESNIK 43. (ZAGREB, 2000.)

Strana - 30

D. Rubčić, Orijentacijska lista za javne bilježnike, Arh. vjesn., god. 43 (2000), str. 29-36 Lista je sastavljena kao orijentacijska, budući se radi o gradivu koje je kratko vrijeme prisutno kao javno arhivsko i registraturno gradivo, stoga praksa još uvijek može pokazati eventualne drugačije potrebe. Valja napomenuti da listu čine sistematizirane vrste samo specifičnog javnobilježničkog gradiva, dok za ostalu dokumentaciju koja nastaje (računovodstvenu, financijsku i dr.) valja konzultirati ostale zakone i propise, o čemu će kasnije biti više riječi. Po svojoj obuhvatnosti, lista je granskog karaktera, budući se odnosi na jednu posebnu djelatnost, a to je javno bilježništvo. Međutim, ovu listu možemo ujedno smatrati i posebnom listom svakog javnobilježničkog ureda, budući svi oni prema Zakonu o javnom bilježništvu (NN 78/93), te prema Javnobilježničkom poslovniku (NN 38/94), vode točno propisane identične vrste uredskih knjiga i dokumentacije. Nadalje, po svojoj koncepciji, ova je lista mješovita, što znači da sadrži sve vrste dokumentacije koju stvaraju javnobilježnički uredi, i onu trajne vrijednosti, i onu s ograničenim rokovima čuvanja. Gradivo je sistematizirano u četiri skupine: 1. knjige koje se javljaju u javnobilježničkom poslovanju (upisnici, imenici i dr.); 2. javnobilježnički spisi - kako je već navedeno - oni specifični za tu službu; 3. pomoćne evidencije; 4. računovodstvena dokumentacija - opet ne sva koja se javlja kod djelatnosti poslovnih subjekata svih vrsta, već samo ona specifična za rad javnih bilježnika. Unutar navedenih skupina, vrste gradiva teku vrijednosnim slijedom, što znači da su najprije navedene vrste dokumentacije namijenjene trajnom čuvanju, a zatim postupno one sa sve kraćim obveznim rokovima čuvanja. 2. Ustrojstvo i ovlasti javnog bilježništva Javnobilježnička služba ustanovljena je i započela je radom temeljem Zakona o javnom bilježništvu (NN 78/93), i kao takva predstavlja jednu relativno novu javnu službu u Republici Hrvatskoj. Ona je djelomice preuzela neke opće upravne poslove koje su vršili nekadašnji općinski organi, djelomice neke pravosudno-odvjetničke poslove, ali i neke specifično nove zadatke i ovlasti, proizišle iz promjene političko-gospodarskog sustava nakon 1990. odnosno 1991. godine. Ukratko rezimirajući čl. 2, st. 1-3 Zakona o javnom bilježništvu, možemo reći daje glavna funkcija javnobilježničke službe sastavljanje i izdavanje javnih isprava o pravnim poslovima, izjavama i činjenicama na kojima se temelje neka prava. Sve javnobilježničke isprave i njihovi otpravci imaju snagu javnih isprava, ako su prigodom njihova sastavljanja i izdavanja ispunjene formalnosti propisane navedenim 30