ARHIVSKI VJESNIK 43. (ZAGREB, 2000.)

Strana - 31

D, Rubčić, Orijentacijska lista za javne bilježnike, Arh. vjesn., god. 43 (2000), str. 29-36 Zakonom (čl. 3, st. 2), a mogu imati i izvršni karakter (čl. 3, st. 3). Nadzor nad javnobilježničkom službom vrši Ministarstvo pravosuđa Republike Hrvatske, te Javnobilježnička komora, a teritorijalni ustroj vezanje uz sudove. Naime, prema Zakonu o javnom bilježništvu, na području svakog zakonom određenog suda mora postojati barem jedan javnobilježnički ured, odnosno, ukoliko je na dotičnom području velika koncentracija stanovništva, po jedan na svakih 20 000 stanovnika. 3. Analiza kategorija gradiva i kriteriji njegova vrednovanja Analizom kategorija gradiva koje nastaju radom javnobilježničkih ureda, vrlo se transparentno mogu pročitati sve vrste poslova koje obavljaju javni bilježnici, a ujedno donekle i sam način odvijanja tog poslovanja. Tu su, kao prvo, razni upisnici (i njihovi imenici) kojima se otvara neki predmet, zatim spisi koji nastaju kao rezultat vršenja javnobilježničke službe, kao i razne pomoćne evidencije radi lakšeg poslovanja, zatim po dovršenju predmeta razna izvješća koja nastaju kao skupni rezultat analize poslovanja (statistička izvješća, godišnja izvješća i dr.), te specifična računovodstvena dokumentacija, mahom vezana uz razne pologe stranka. Kod valorizacije su primjenjivani svi oni uobičajeni arhivistički kriteriji, kojima se koristimo kod vrednovanja registraturnog gradiva: sadržajna fizionomija gradiva (vrijednost podataka koje određena vrsta dokumenata sadrži), stupanj koncentracije podataka, unikatnost i autentičnost podataka, reprezentativnost, posebne vrijednosti i dr. O vrijednosti podataka nije potrebno posebno govoriti budući je taj kriterij jasan. Stupanj koncentracije podataka utječe na vrednovanje u smislu da nam je značajnije gradivo (a time su dulji i rokovi čuvanja) koje sadrži intenzivno-ekstenzivne dokumente (dakle, koje sadrži mnoštvo podataka o mnoštvu predmeta/osoba). Unikatnost i autentičnost podataka odnosi se na činjenicu jesu li podaci ponovljeni u više dokumenata ili su sadržani samo u dotičnoj dokumentacjii. Reprezentativnost kao kriterij naročito dolazi do izražaja kad su u pitanju razni upisnici, budući se upravo kroz njih (već i kroz same njihove nazive) najbolje može pratiti za koga i koje sve vrste poslova obavljaju javni bilježnici, te su prema tome gradivo trajnog karaktera. Posebne vrijednosti ticale bi se onog javno bilježničkog gradiva, koje bi se eventualno odnosilo na neke poznate i značajne javne osobe i si. 4. Metodologija izrade orijentacijske liste za javne bilježnike Metodologija izrade ove orijentacijske liste, temeljila se na nekoliko elemenata: a) analizi značaja pojedinih kategorija javnobilježničkog gradiva (izvršeno je dakle vrednovanje dotičnog registraturnog gradiva) 31