ARHIVSKI VJESNIK 43. (ZAGREB, 2000.)

Strana - 24

P. Horsman, Izgubljeni u obilju. Paradoks elektroničkih zapisa, Arh. vjesn., god. 43 (2000), str. 19-27 visti su prije svega odgovorni za upravljanje spisima i stoga je najvažnije pitanje kako upravljati elektroničkim spisima. Prije četiri godine David Bearmanje izjavio daje čvrsto uvjeren kako će za nekoliko godina praktički svi spisi biti kreirani elektronički i da neće imati smisla njima upravljati drukčije nego elektronički. Još je snažnija njegova tvrdnja da nam elektroničko okruženje pruža mogućnost da spisima upravljamo ispravno, po prvi put, i da funkcionalnim zahtjevima za upravljanje spisima možemo udovoljiti mnogo bolje - i uz daleko manje troškove - ako svim spisima upravljamo elektronički.

5 Možda je Bcarman provocirao svoje sugovornike na konferenciji, možda se on isuviše usredotočio (ili usredotočava) na osobine tehnologije, možda je na ovaj ili onaj način bio previše optimističan. Do sada, četiri godine kasnije, arhivisti i records manageri nisu došli tako daleko da elektroničkim spisima upravljaju elektronički, na pouzdan način. Još se vrše istraživanja i ona napreduju sporije no stoje potrebno. No, Bearmanova tvrdnja da elektroničkim spisima treba upravljati elektronički, a ne tako da ih se ispisuje na papir, nailazi na snažnu podršku mnogih arhivista. Ne samo zbog toga "što nema smisla" upravljati njima drukčije nego elektronički, ne samo zbog toga da se smanji potrošnja papira, ne samo zato da se omogući bolji pristup informacijama, nego prije svega zbog spoznaje da spis, koji je nastao, proslijeđen i korišten elektronički, svoj autentični oblik nalazi u svom izvornom elektroničkom formatu. Kao primjer, elektronička poruka ispisana na papir, da bije se čuvalo u tom obliku, više nije autentičan spis. Zbog toga je potrebno da svaki pravni, politički i društveni sustav definira funkcionalne zahtjeve za upravljanje spisima. Polazeći od identifikacije obilježja spisa, svaki sustav za upravljanje spisima mora sačuvati ta tražena obilježja. Mora biti u stanju spise čuvati kao potpune, vjerodostojne i autentične. Mora biti u stanju spise zaštititi od izmjena, neovlaštenog korištenja i neželjenog uništenja. Mora sačuvati informacije o kontekstu u kojemu su spisi nastali, informaciju o tome tko je spis kreirao, kada je proslijeđen i pročitan i tijekom kojega poslovnog procesa. Ovi zahtjevi proizlaze iz arhivske teorije, iz diplomatike, iz pravnih sustava, političkih zahtjeva, društvenog ponašanja, financijskih propisa. Ti su zahtjevi dijelom opći - valjani u većini, ako ne u svim društvima - a dijelom ovise o nacionalnom zakonodavstvu i običajima. Arhivistička zajednica može preuzeti opće zahtjeve iz temeljnih istraživačkih projekata, kao što su oni koje sam ranije spomenuo. Arhivistička zajednica može preuzeti metodologije istraživačkih projekata, temeljnih i 5 David Bearman, 'Archival Issues in a Computing Environment', Stephen Yorkc, Playing for Keeps. The Proceedings ofan Electronic Records Management Conference

... Canberra 8-10 November 1994. (Canberra, 1995),'233-247. 24