ARHIVSKI VJESNIK 43. (ZAGREB, 2000.)

Strana - 25

P. Horsman, Izgubljeni u obilju. Paradoks elektroničkih zapisa, Arh. vjesn., god. 43 (2000), str. 19-27 primijenjenih. Ali, svaka arhivistička zajednica mora identificirati vlastite posebne zahtjeve. Što se mene tiče, ključno je sačuvati obilježja i pouzdanost sustava. Koliko god Bearmanovo predskazanje moglo biti istinito za četiri godine, sustavi za upravljanje spisima će u sljedećim generacijama imati posla i s papirom i s elektroničkim spisima. Ne dolazi samo jedno ili samo drugo, vjerojatno nikada neće biti tako. Naši naredni sustavi će biti hibridni, a to je zahtjev koji nimalo ne pojednostavljuje stvar. Još jedan funkcionalni zahtjev oko kojega izgleda da postoji suglasnost jest to, da sustav za upraljanje spisima treba biti ili postati proaktivan, ne čekajući da spisi eventualno uđu u sustav, nego izbjegavajući svaku opasnost da budu izgubljeni ili oštećeni. Stoje, dakle, sustav za upravljanje spisima? Bcarman je jasan u barem jednoj točki, i ja se potpuno slažem s njim: informacijski sustavi nisu sustavi za upravljanje spisima i nisu projektirani da to budu. Njihova je svrha u tome da podrže svakodnevno poslovanje, osiguravajući pravovremene i neredundantne informacije koje se može obrađivati. Sustavi za upravljanje spisima sadrže informacije koje su vremenski određene, ne daju se obrađivati i pokazuju vrlo visoku razinu redundantnosti. Moram pojasniti što podrazumijevam pod sustavom za upravljanje spisima. Što god pisalo u literaturi, za mene sustav za upravljanje spisima nije komad softvera ili aplikacija. Elektronički sustav za upravljanje spisima bit će, naravno, visoko automatiziran sustav i ja vjerujem da će u skoroj budućnosti sve radnje u upravljanju spisima izvoditi računala i odgovarajući softver. Sustav za upravljanje spisima je, u osnovi, ipak nešto više: to je cjelina postupaka, pravila, znanja, hardvera, softvera, alata, metodologija i ljudi, uključujući i same spise, koji postoje u organizaciji, čija je svrha da zaštiti spise, učini ih dostupnima za korištenje, omogućavajući pristup onima koji na to imaju pravo. Uloga arhivista Zahtjev da se bude proaktivan podrazumijeva i promjenu uloga arhivista i records managera. Arhivist ovdje ima različite uloge: kao čuvar autentičnosti (obilježja spisa), informacijski stručnjak, čuvar dokazne vrijednosti spisa (evidencije), a možda čak i kao onaj koji potiče kreiranje spisa u okviru onih transakcija koje treba dokumentirati. Arhivist treba zagovarati stajalište da upravljanje spisima može poboljšati upravu. 6 o.e., 233-234. 25