ARHIVSKI VJESNIK 43. (ZAGREB, 2000.)

Strana - 23

P. Horsman, Izgubljeni u obilju. Paradoks elektroničkih zapisa, Arh. vjesn., god. 43 (2000), str. 19-27 turiranome, u diplomatici utemeljenome obliku. Polazište za definiciju elektroničkog spisa je definicija dokumenta, a potom arhivskog dokumenta. Arhivski dokument nije dokument s arhivskom vrijednošću, u smislu daje vrijedan da ga sc trajno čuva, nego zapis koji ima svojstvo da dokumentira, koji je imao ulogu u poslovnom procesu i može poslužiti kao evidencija tog procesa (u tome se ova dva projekta slažu). Elektronički dokument je dokument koji je kreiran i proslijeđenu digitalnom formatu posredstvom računalne tehnologije. Sljedeći korak do elektroničkog spisa je jednostavan, njegova definicija je jednostavna zdravorazumska stvar. Prednost je ove definicije u tome da se nadovezuje na tradicionalni pristup, iako i to može biti opasno. Upotreba koncepta dokumenta kao metafore ima određene prednosti za razumijevanje problema barem kratkoročno. Pittsburški pristup je dinamičniji i otvoren za bilo koju tehnologiju koja se može pojaviti, ali nosi rizik da se ode korak predaleko. Definicija spisa kao dokumenta, a elektroničkog spisa kao elektroničkog dokumenta podrazumijeva da je jedna od karakteristika i elektroničkog i tradicionalnog spisa to, da mora biti potpun i razumljiv po sebi. To znači, naprimjer, da skup informacija u bazi podataka nije spis, jer mora biti povezan s drugim skupovima informacija da bi bio razumljiv. Da bi bio spis, dokument mora posjedovati i druga obilježja. Ovaj projekt je identificirao ta bitna obilježja, kao što su autentičnost i integritet: štoviše, identificirao je što to čini autentičnost i integritet elektroničkog spisa. Zaključak glasi da tradicionalni spis sadrži većinu tih obilježja uz tijelo teksta. Kod elektroničkih spisa ta su obilježja dio metapodataka i kontekstualnih informacija, kao što su zaglavlja e-mail poruka i informacije o aplikaciji. Tradicionalni sustav za upravljanje spisima s dokumentom zahvaća i većinu, ako ne i sve kontekstualne informacije, sustav za upravljanje elektroničkim spisima zahvaća metapodatke odvojeno, ali u svezi s dokumentom. Jedno je obilježje, prema ovome projektu, iznimno važno za spise bilo koje vrste: njihova međuovisnost. Spis je moguće potpuno razumjeti jedino u svezi s ostalim spisima, npr. kada je dio serije ili predmetnog dosjea. Tu međuovisnost Duranti naziva arhivskom svezom. U stvari, arhivska sveza nije obilježje po sebi, nego predstavnik veze između spisa i poslovnog procesa. Arhivska sveza je obično predstavljena klasifikacijskim sustavom. Zahtjevi za upravljanje spisima Arhivistima je sigurno potrebno bolje znanje o tome što čini elektronički spis i koja bitna obilježja on mora imati da bi ispunio svoju svrhu kao autentična i vjerodostojna evidencija. Ali, samo razumijevanje nam ne pomaže da krenemo dalje. Arhi23