ARHIVSKI VJESNIK 43. (ZAGREB, 2000.)

Strana - 236

Izvješća, Arh. vjesn., god. 43 (2000), str. 235-279 baju više usmjeriti na fazu oblikovanja i stvaranja, dok će njihova uloga u kasnijim fazama životnog ciklusa biti manja. Arhivska se funkcija temelji na tri osnovna načela: kontrola nad stvaranjem zapisa; vrednovanje; zaštita, dostupnost i uporaba. Ovo posljednje je naročito otežano činjenicom što se informatička tehnologija, o kojoj ovise elektronički zapisi, razvija i mijenja izuzetnom brzinom. Arhivi i ahrivisti se moraju aktivno uključiti u proces stvaranja zapisa i utjecajem na razvoj zakona i politike, jednako kao i standarda i prakse u upravljanju elektroničkim zapisima. Zbog zastarijevanja računalnih sustava elektronički se zapisi moraju kopirati kako bi se osigurala njihova trajna upotrebljivost i dostupnost, tj. treba začuvati binarne brojeve koji tvore elektroničke zapise i transformirati ih u oblike čitljive ljudima. Razumljivosti zapisa trebaju pridonijeti arhivski opisi provenijencije i povijesnog konteksta u kojima su zapisi stvarani i korišteni. Metode koje se koriste za odgovore na zahtjeve korisnika trebaju omogućiti korisnicima da utvrde koji zapisi postoje, odrede relevantnost zapisa u odnosu na njihove interese te da zapise dobiju i razumiju. Za to je potrebna intelektualna kontrola i opis sadržaja, konteksta i strukture elektroničkih zapisa. Tri su opće metode za osiguranje dostupnosti arhivskih elektroničkih zapisa: kopije fizičkog medija, isporuka putem npr. Interneta i on-line dostupnost. Temeljna uloga arhivista je očuvanje ravnoteže između zaštite i diseminacije zapisa. Neki su se arhivi, kao Nacionalni arhiv Kanade, sveučilišta Yale i Cornell, opredijelili za digitalizaciju zapisa na mikrofilm, a neki, kao npr. Generalni arhiv Indija, čuvaju originalne zapise, a korisnicima daju digitalnu reprodukciju. Predavač Kenneth Thibodeau, ravnatelj iz Nacionalnog arhiva SAD-a, govorio je o Zaštiti i migraciji elektroničkih zapisa: stanju stvari. Ističe kako se arhivi suočavaju sa sve većim izazovima zaštite elektroničkih zapisa. Uzroci su tih izazova jasni i dobro dokumentirani. Organizacije se sve više i više služe digitalnom tehnologijom da stvore, obrade, pohrane, pošalju ili prime odnosno koriste informacije tijekom svojih svakodnevnih aktivnosti. Tako se količina dokumenata stvorenih u elektroničkom obliku povećava, jednako kao i vrste objekata koje informatička tehnologija stvara ili njima upravlja, a povećava se i broj područja u kojima se informatička tehnologija primjenjuje. Rezultat svega toga su izrazito različiti i kompleksni zapisi, što utječe ne samo na pojedinačne zapise, već i na arhivski fond kao strukmriranu cjelinu. Problem pogoršavaju stalni napredak i brzo zastarijevanje tehnologije. Iako je informatička struka ignorirala probleme dugotrajne zaštite digitalnih informacija, posljednjih se godina povećava pažnja koju različite struke i područja posvećuju ovom problemu. Predloženo je više rješenja, od kojih su samo neka testirana, a vrlo mali broj isproban u praksi. Pristupe zaštiti elektroničkih zapisa može se svrstati u pet velikih kategorija: čuvanje originalne tehnologije korištene za stvaranje ili čuvanje zapisa; emulacija originalne tehnologije na nove platforme, migracija softvera potrebnog za pretraživanje, prijenos ili korištenje zapisa, migracija zapisa na suvre236