ARHIVSKI VJESNIK 41. (ZAGREB, 1998.)
Strana - 61
R. Brown, Funkcionalno vrednovanje u Državnom arhivu Kanade, Arh. vjesn., god. 41 (1998), str. 51-65 nim prefiksima predmetnih dosjea, koji se u potpunosti odnose na urede, stvorili smo niz odredbi za preuzimanje s točno određenim uvjetima za predaju dokumenata. Za svaku smo funkciju odlučili koliko je predmeta i informacija potrebno da se osigura dovoljna evidencija o aktivnosti, odmjeravajući zapise koji dokumentiraju politiku Ministarstva u odnosu na zapise koji dokumentiraju izvršenje programa i pružanje usluga i uzimajući u obzir prirodu i utjecaj pojedine funkcije na vladu općenito te na građane. Za sve druge dokumente koje Ministarstvo ima izvan OPI, uključujući ogromnu većinu OCI dokumenata, bilo je odobreno uništenje. Krajnji je učinak bilo to daje skinuto s dnevnog reda oko 90% dokumenata, što su nastali u Ministarstvu, a sačuvana bitna dokumentacijska jezgra glavnih poslovnih funkcija i procesa Ministarstva. Ne želim nijekati da postoje određeni rizici povezani s ovakvim - pristupom doista mogu biti uništeni dokumenti arhivske vrijednosti, osobito gledano sa stajališta starog taksonomijskog pristupa vrednovanju arhivskih dokumenata - ali to predstavlja jedan od osnovih intelektualnih kompromisa povezanih s funkcionalnim vrednovanjem onako kako ga u tom pogledu trenutno koristi DA, ili bilo koja druga institucija. Funkcionalno vrednovanje primarno nije zamišljeno tako da izlazi u susret sekundarnoj upotrebi za povijesna ili druga istraživanja iako, s dovoljnim "praćenjem i provjeravanjem" postupka preuzimanja, može služiti i u m svrhu. Ne tako davno DA se prihvatio vrednovanja dokumenata koje su stvorili sektori četiri velika programa našeg nacionalnog ureda za zdravstvo (Health Canada). Preporučujem članak Catherine Bailey, arhivistice zadužene za ovaj projekt, objavljen u Archivaria 43, u kojem su istaknute intelektualne zagonetke povezane s funkcionalnim vrednovanjem u praktičnom okruženju. Ovdje se opet susrećemo s veoma velikom javnom institucijom širokih odgovornosti, koja se također koristi jedinstvenim konceptom uredskog poslovanja temeljenim na predmetnoj klasifikaciji, ali ovaj put bez prednosti koju donosi planska dokumentacija, drugim rječima, bez ikakva putokaza za odgonetanje sustava iz funkcionalne perspektive. Koristeći OPI koncept i nakon iscrpnog mapiranja kako bi se povezale poslovne funkcije i administrativna mjesta, C. Bailey je konačno uspjela artikulirati čvrst plan preuzimanja arhivskih dokumenata, ali je prije morala prepoznati tri faktora koja će nastaviti priječiti čisti funkcionalni pristup vrednovanju: 1) sadašnji institucionalni sustavi uredskog poslovanja izrazito zaostaju za naporima institucija da, na temelju dodjela funkcionalne odgovornosti, redizajniraju interne poslovne procese, utoliko što su to veliki, višenamjenski predmetni sustavi bez znakova povezivanja ili veza s poslovnim funkcijama; 2) institucije općenito ne daju metapodatke o svojim poslovnim funkcijama osim u retoričkom i vrlo sažetom obliku, a ono što postoji ponekad je nepovezano sa stvarnim poslovnim aktivnostima; i 61
