ARHIVSKI VJESNIK 41. (ZAGREB, 1998.)
Strana - 62
R. Brown, Funkcionalno vrednovanje u Državnom arhivu Kanade, Arh. vjesn., god. 41 (1998), str. 51-65 3) dokumenti koji su nastali kao podrška poslovnim aktivnostima mogu dati drugačiji pogled na to kako je institucija poslovala. Drugim riječima, a rad Baileyeve snažno potkrepljuje ovo gledište, arhivisti i arhivi se nalaze u prijelaznoj fazi glede korisnosti i primjene funkcionalnog vrednovanja. Stvaraoci i događaji iz kojih nastaju dokumenti mogu biti funkcionalno analizirani unutar organizacijskog konteksta, ali mogućnosti i prednosti funkcionalnog modela općenito tek trebaju biti ugrađeni u sustave za uredsko poslovanje koji će biti dovoljno sofisticirani da se eliminira pregledavanje gradiva. Zbog tih se razlogaa to je upravo ono u čemu se strategija makro-vrednovanja DA razlikuje od ostalih takozvanih funkcionalnih modela - naše hipoteze vrednovanja, razrađene na temelju istraživanja i analiza poslovnih funkcija na makro-razini, uvijek provjeravaju empirijskim testiranjem. Prije bilo kakve implementacije arhivske dozvole za izlučivanje, arhivist će potvrditi hipotezu pregledom dokumenata, ali izričito ne tako da određuje njihovu potencijalnu istraživačku ili drugu vrijednost, već tako da potvrdi da priroda gradiva odgovara zaključcima funkcionalne analize. Odluke vrednovanja na makro-razini temeljene na evaluaciji stvaraoca gradiva i modalitetima njihovih poslovnih funkcija DA uvijek podržava s pomoću analiza mikro-razine dokumenata, što može rezultirati i rezultira poboljšanjem hipoteze za vrednovanje. Ovaj je zahtjev ugrađen u našu tekuću Metodologiju vrednovanja. DA još uvijek nije spreman napustiti dokument kao faktoru donošenju odluka o izlučivanju kada se radi o arhivskom statusu dokumenata, stoje, prema mom mišljenju, krajnji cilj funkcionalnog vrednovanja. Na kraju, to stoje potrebno mapirati pisane tragove poslovnih funkcija s uredima njihova porijekla i empirijski potvrditi hipotezu funkcionalnog vrednovanja analizom mikro-razine dokumenata, ne dovodi u pitanje legitimnost koncepta teorije i strategije makro-vrednovanja DA, već samo odražava ono stoje trenutno moguće provesti uzevši u obzir sadašnje okruženje u kojem se u kanadskoj vladi stvaraju i čuvaju dokumenti. Štoviše, uvođenje funkcionalne analize u vrednovanje gradiva nesumnjivo je dovelo do uspjeha našeg programa preuzimanja državnog gradiva, mjereno kako u smislu produktivnosti tako i intelektualne valjanosti rezultata zaštite dokumenata. Ne mogu zamisliti gdje bi danas bio DA da nije prihvatio funkcionalni pristup vrednovanju gradiva i da je umjesto toga nastavio s ranijim antikvarno-historičarskim "sitničarenjem" s dokumentima i njihovom vrijednosti! Naša strategija makro-vrednovanja sada utire put arhivskoj budućnosti u kojoj će funkcionalno vrednovanje vjerojatno postati standardni postupak, a kompromisi u njegovoj praktičnoj primjeni u odnosu na intelektualni sadržaj manje važni, a možda i u potpunosti nepotrebni. Na mnoge načine vidim naše projekte preuzimanja dokumenata prema G WP tijekom zadnjih sedam godina kao de facto istraživačke radove kojima se stječe zna62
