ARHIVSKI VJESNIK 41. (ZAGREB, 1998.)
Strana - 56
R. Brown, Funkcionalno vrednovanje u Državnom arhivu Kanade, Arh. vjesn., god. 41 (1998), str. 51-65 preuzimanja koje uključuju 112 institucionalnih klijenata i ne manje od 50 glavnih tekućih projekata vrednovanja, od kojih svaki uključuje različite kombinacije i timove "vodećih" arhivista za klasično i elektroničko gradivo, arhiviste koji se bave fotografijama, kartama, planovima, crtežima itd., analitičare informacijskih sustava i računalne specijaliste, s mogućnošću od 28 koraka u rukovođenju projekta od početka do kraja. Uz to, imamo Pomoćni centar koji je isključivo posvećen djelatnosti preuzimanja gradiva i arhivskom vrednovanju, u kojem je pohranjena sve obimnija dokumentacija o bivšim i sadašnjim odobrenjima DA, procedurama, izvješćima i prezentacijama, a dobrano smo odmakli s kreiranjem intranet Web stranica koje će sadržavati puni tekst dokumentacije o svim odobrenjima za izlučivanje gradiva, izvješćima o arhivskom vrednovanju, arhivske dozvole i ugovore o predaji s velikim brojem pristupnica preko programa za pretraživanje i platforme za razmjenu tekstualnih podataka, što obuhvaća svu postojeću dokumentaciju o preuzimanju DA sve od sredine 1970-ih. Predloženo je da neke od ovih informacija budu dostupne i na WWW. Stvaranje ovih novih sredstava indikator je promjena koje su transformirale arhivsku djelatnost u DA od usmjerenosti na povijesno istraživanje, na moderno upravljanje povijesnom baštinom. Naše iskustvo pokazuje daje za pridobijanje veće suradnje klijenata, povećanje izvora sredstava i konačno postizanje sporazuma o predaji gradiva uz puno odobrenje i odgovornost viših rukovodilaca, nužno pokazati značajan stupanj poslovne sposobnosti upotpunjene planovima, ciljevima, krajnjim rokovima i rezultatima. Drugim riječima, da bi postigli naše ciljeve u zaštiti gradiva, mi ne govorimo o arhivskoj teoriji i praksi. Umjesto toga, klijentima nudimo veoma isplative poslovne procese, uključivši povećanu efikasnost uredskog poslovanja, uštedu sredstava, te sukladnost sa zakonima i propisima o dostupnosti informacija, zaštiti privatnosti, sigurnosti podataka te s arhivskim zakonima. Neki mogu smatrati dobar dio ovoga birokratskim sitničarenjem ili, u svjetlu onoga što sam upravo rekao o praćenju 28 koraka projekta vrednovanja, možda birokratskim "pretjerivanjem". Ipak, mi vjerujemo da to vidljivo olakšava provođenje arhivskog vrednovanja te omogućava - a to je vrlo važno - provjeru naših odluka o preuzimanju gradiva. Postupci planiranja i administracije, u koje je DA uložio veoma mnogo vremena, daju snažno "ljepilo" koje drži skupa cjelokupan intelektualni postupak vrednovanja. Ovo me dovodi do drugog faktora koji je pridonio uspjehu našeg programa preuzimanja dokumenata državnih institucija: uvođenje funkcionalnog vrednovanja kao sredstva arhivskog vrednovanja. DA reklamiraju - i mi se sami reklamiramo kao instituciju koja prakticira jednu verziju funkcionalnog vrednovanja. Da li je ta tvrdnja opravdana? Da li naši postupci vrednovanja doista odgovaraju našim strate56
