ARHIVSKI VJESNIK 41. (ZAGREB, 1998.)
Strana - 57
R. Brown, Funkcionalno vrednovanje u Državnom arhivu Kanade, Arh. vjesn., god. 41 (1998), str. 51-65 gijama i teorijama? Uz neka ograničenja i ograde glede primjene, koje ću ovdje istaknuti, vjerujem da da'. Dopustite mi da prvo kažem kako DA nikada nije bio u poziciji da poduzme takvu vrstu strateške analize funkcija države kakvu predstavlja nizozemski PIVOT projekt, gdje je projektni tim posvetio nekih pet ili više godina - pretpostavljam da projekt još uvijek traje - istraživanjima prije no što se upustio u bilo kakvu stvarnu aktivnost preuzimanja dokumenata. DA je svakako razmotrio prijedloge takve vrste ali smo konačno, zbog nekoliko razloga, krenuli drugačijim putem. Iako su operativna situacija i ciljevi odgovarajućih naših institucija bili donekle slični, i kako god arhivistima bio privlačan predmet projekta PIVOT, za DA je jednostavno bilo nemoguće odgoditi donošenje odluka o preuzimanju gradiva zatvaranjem svojih vrata na dulje vrijeme. Iz naše perspektive, hitno se zahtijevala neposredna i konkretna akcija kako bi se zaštitili dokumenti arhivske vrijednosti od sustavnog uništavanja; klijenti su tražili uslugu, a nedavno je i nova politika Ministarstva financija uputila vladine institucije da popisu i urede svoje gradivo, što uključuje i odgovornost za određivanje njegova statusa glede dugotrajne pohrane. Također se shvatilo da će bilo koji teorijski model aktivnosti vrednovanja i akvizicije DA trebati biti empirijski testiran prije provedbe. Štoviše, na temelju našeg postojećeg poznavanja okruženja u kojem posluju federalne mstitucije, bilo je odlučeno da niti jedan pojedinačni ili čak niz obrazaca za izlučivanje gradiva neće biti dovoljno sveobuhvatan da odgovara kompleksnosti i osobitosti i modusu operandi funkcija državnih institucija. DA je dakle odlučio da, u obliku praktičnog kompromisa, pređe direktno na provođenje projekta vrednovanja slijedeći osnovne upute svog Općeg plana za preuzimanje federalnih dokumenata (GWP- GovernmentWide Plan far the Disposition of Fédéral Records)), s intencijom da razvija teorijske modele i obrasce funkcionalnog vrednovanja, kako su oni slijedili iz istraživanja na pojedinim područjima, vezanih s postojećim iskustvima proisteklima iz upravljanja projektima. Analizirajući učinjeno, vjerujem daje DA donio veoma mudru odluku o korisnosti i tempiranju teorijskih analiza i oblikovanju funkcionalnog vrednovanja. GWP, koji je izradio Terry Cook uz pomoć odabranog tima arhivista još 1990. -ja sam bio u tom timu - prvi je uveo u DA pojam funkcionalnog vrednovanja s pomoću, uz ostalo, rangiranja federalnih institucija klijenata DA u četiri kategorije prioriteta vrednovanja prema kriterijima artikuliranima na razini stvaralaca dokumenata ili institucija, uključivši broj i značenje operativnih funkcija koje institucija obavlja; utjecaj ovih funkcija na poslovanje vlade i na građane, do u tančine u odnosu na njihove značajke, međusobne veze i točke posebnih sjecišta; fizičku veličinu, međunarodnu relevantnost i upravnu kompleksnost ureda i prirodu osnovih sredstava koje dobiva, itd. GWP je također tražio slično rangiranje prioriteta ciljeva vrednovanja unutar pojedinačne institucije temeljeno na funkcionalnoj evaluaciji programa i ak57
