ARHIVSKI VJESNIK 41. (ZAGREB, 1998.)
Strana - 42
D. Eržišnik, Pretpostavke za valorizaciju zapisa na elektronskim medijima, Arh. vjesn., god. 41 (1998), str. 37-44 dalo posebno aktualno, sjedne strane zbog stalnih promjena na hardverskoj komponenti, a s druge na nosiocima zapisa. Tome se može pridodati i opća nespremnost arhivske službe da se upusti u novo područje. Zanimljivo je da se zbog navedenih razloga u jednom vremenu ozbiljno razmatrala i mogućnost da se uz zapise, radi njihove čitljivosti, čuva i odgovarajuća oprema. Razvoj je, međutim, išao sasvim drugim pravcem, a problem čitljivosti, riješen takoreći sam po sebi. Naime, budući da se radi o zapisima koji se zbog stalnih nadopuna koriste vrlo dugo, njihovo čuvanje pretpostavlja i relativno često presnimavanje. Tako se na primjer u Statističkom uredu, zbog njihova održavanja, redovito presnimavanje obavlja u razdoblju između tri i pet godina. Jasno je da se time vrši i njihovo neprekidno prilagođavanje na aktualne nosioce. Iz toga pak proizlazi i širi zaključak, da se time čuvanje nalazi u funkciji upotrebe. Radi se o logici, da ukoliko se ne bi provodilo uredno čuvanje, ne bi bila moguća ni upotreba. Drugi problem, o čemu je bilo manje diskusije, odnosi se upravo na m njihovu dugotrajnu upotrebu. Naime, u pitanju je priroda tih zapisa, koji su i koncipirani tako, da se nalaze u stalnoj upotrebi. Za arhivsku službu važna je i činjenica da se u pravilu radi o najvrednijim zapisima. U prilog tome mogu se navesti i slučajevi kad se zapisi nalaze u neprekidnoj upotrebi i praktično nikada ne zastarijevaju. Bio bi to na primjer slučaj Hidrometeorološkog zavoda, gdje se podaci o temperaturi, vlazi, tlaku i padalinama ne samo neprekidno unose, nego i neprekidno koriste. Na temelju njih izračunavaju se prosjeci, istražuju međusobni odnosi i izrađuju meteorološke karte. Sto je razdoblje praćenja duže, to takvi podaci sve više dobivaju na vrijednosti. S druge strane, takve okolnosti nesumnjivo moraju voditi i u promjenu odnosa arhivske službe prema tim imaocima. Kod toga ne radi se samo o rokovima za preuzimanje, stoje očigledno, nego isto tako i o načinu i stilu rada. Teško je na primjer očekivati da će neke od vodećih znanstvenih ustanova, koje imaju najvrednije baze podataka, tek tako i ubrzo predati svoje zapise. Pogotovo se to ne može očekivati od ustanova kao što su Statistički ured i Hidrometeorološki zavod, čije su baze ne samo najvrednije, nego i neprekidno aktualne. Rješenje da arhivska služba preuzima njihove kopije, čini se da također nema puno smisla. U stvari bile bi to samo zaštitne kopije, čime bi služba preuzela obveze i poslove koji ne spadaju u njen djelokrug. Prema tome, jedino rješenje, koje se sada čini opravdanim, bilo bi inzistiranje na što preciznijim evidencijama i nadzoru nad čuvanjem. Osim toga, preuzimanje zaštitnih kopija ne bi imalo smisla ni zbog problema dovršenosti, kao sljedećeg u tehničkom pogledu. Naime, zbog mogućnosti stalnog nadopunjavanja, postavlja se i realno pitanje kada takve baze smatrati dovršenima. Jedini odgovor u tom slučaju bilo bi usmjerenje na isključivo pasivni dio, što znači na dio koji nije korišten u dužem vremenskom razdoblju. 42
