ARHIVSKI VJESNIK 41. (ZAGREB, 1998.)

Strana - 40

D. Eržišnik, Pretpostavke za valorizaciju zapisa na elektronskim medijima, Arh. vjesn., god. 41 (1998), str. 37^4 rak, pa ma koliko bio pažljivo i stručno izabran, ne može zamijeniti ono što je kompletno. Veliki dio tih materijala iz ranijih razdoblja više ne postoji ili je sačuvan fragmentarno. Prema tome, sadašnje generacije imaju šansu koju dosadašnje nisu imale. Imaju šansu da sve to sačuvaju za budućnost. Što se pak tiče pravne vrijednosti tih zapisa, ona u svim slučajevima nije jednako upitna. U slučajevima koji su navedeni, te podatke nitko i ne dovodi u pitanje, niti se može govoriti o njihovoj pravnoj vrijednosti. Ipak sve to ne znači, da bi od sada trebalo čuvati sve, jer bi takav pristup, bez obzira na smanjivanje, neminovno vodio do informacijskog zagušenja i nesnalaženja. U svakom slučaju, čuvati bi trebalo samo ono stoje u skladu s arhivskim interesima. 1.2. Pretraživanje kao pretpostavka za višestruku upotrebu istih podataka Nakon prostornog smanjivanja, druga karakteristika važna za valorizaciju odnosi se na mogućnost višestruke upotrebe jednih te istih podataka. Znači isti podaci, mogu se presložiti tako da daju drugi sadržaj, pa onda omogućuju i višestruku upotrebu. Tehnika pak koja omogućuje tako nešto obično se naziva pretraživanje. Matematički zasniva se na teoriji skupova i podskupova, a najviše se koristi za različite evidencije. U nastavku prikazuju se dva aktualna i dobro poznata primjera. Prvi se odnosi na uredsko poslovanje odnosno konkretnije, na vođenje urudžbenog zapisnika prema aktualnim propisima. Poznato je da urudžbeni zapisnik ima funkciju evidencije o spisima, ali uz njega- prema tim propisima - ne vodi se i kazalo. Znači pretpostavlja se, da se ono može izvesti iz urudžbenog zapisnika na bazi pretraživanja. Kao što se vidi, isti podaci mogu tvoriti i urudžbeni zapisnik i kazalo. Dakle radi se o dva sadržaja i dve upotrebe. Dok urudžbeni zapisnik služi kao evidencija o spisima, kazalo služi za njihovo traženje. Ipak, preko tog primjera ne bi se smjelo preći tek tako. Naime, kao prijelazno rješenje zakonodavac je predvidio i godišnju obvezu izlistavanja i uvezivanja urudžbenog zapisnika - što bez kazala ne znači ništa. Drugim riječima, arhivi koji preuzimaju te spise, ostaju bez kazala. Jedino sredstvo zaštite u tom slučaju za arhive ostaju diskete, na čijem čuvanju arhivi moraju inzistirati. Drugi se od poznatih primjera odnosi na evidencije u vanjskoj službi, a radi se o odnosu između stvaralaca i imalaca. Budući daje svaki stvaralac u pravilu ujedno i imalac, osnovna bi evidencija morala biti ona o stvaraocima. Njezinim pretraživanjem po onim stvaraocima koji nisu prestali s radom, dobiva se i evidencija aktualnih imalaca. Znači u istoj evidenciji, na bazi pretraživanja, postoje stvarno dvije - i to po stvaraocima i po imaocima. 40