ARHIVSKI VJESNIK 41. (ZAGREB, 1998.)

Strana - 15

J. Ivanović, Vrednovanje elektroničkih zapisa, Arh. vjesn., god. 41 (1998), str. 7-21 bili vidljivi u kontekstu nadležne organizacije. Ako se, međutim, kao kontekst vrednovanja uzmu poslovne funkcije, a ne organizacija ili formalna odgovornost za informacijski sustav, ovakve slučajeve 'višestruke' provenijencije ili promjene nadležnosti tijekom vremena moguće je daleko lakše rješavati. U idealnom slučaju organizacijski kontekst se može smatrati atributom poslovne funkcije. Kako su struktura i sadržaj elektroničkih baza određeni prvenstveno funkcionalno, a ne prema tome komu pripadaju i tko ih koristi, to je još jedan razlog radi kojeg se funkcionalno vrednovanje smatra najprikladnijim za elektroničke zapise. Druga vrsta danas već uobičajenih elektroničkih zapisa za koje je teško naći analogne tradicionalne oblike jesu hipertekstualni i multimedijalni dokumenti. Ti dokumenti postavljaju dva problema kada je riječ o njihovu vrednovanju. Prvo, zbog u načelu neograničene povezivosti elemenata koji čine hipertekstualni dokument, ponekad nije moguće jednoznačno utvrditi što sve pripada jednom dokumentu, tj. koje veze i povezani sadržaji su dijelovi jednog dokumenta, a kada te veze imaju neobvezan, informativni karakter te se mogu smatrati samo navodom o sadržaju koji pripada nekom drugom dokumentu. Ovakve veze mogu obuhvatiti i povezati elektroničke zapise koji imaju svojstvo arhivskog dokumenta i zapise čija je vrijednost i namjena isključivo informacijska. U mnogim slučajevima obuhvaćeni su dijelovi ili čitave publikacije koje se obično ne smatraju arhivskim gradivom, pa se javljaju dvojbe u pogledu nadležnosti arhiva za ovakve izvore. K tomu neki od sadržaja mogu biti dinamički proizvedeni u trenutku pristupa podacima i to tako da ne budu zapisani na medij.

12 Kao što smo vidjeli na primjeru registraturnih i dokumentacijskih sustava, elektronički sustavi brišu ili smanjuju razlike među tradicionalnim tipovima informacijskih izvora. Teže je odrediti razliku između dokumenata, dokumentacijskih sustava i baza podataka, interno ili javno objavljenih publikacija koji koegzistiraju u jednom sustavu. Izvući iz ovakvog sustava samo one sadržaje koji imaju svojstvo arhivskog dokumenta ponekad neće biti jednostavno ako se ne želi dovesti u pitanje njegova funkcionalnost i svrha kojoj služi. S druge strane, vrednovati sve sadržaje koji se ovdje mogu naći prelazi okvire koji su zadani vrednovanju u arhivskom smislu. Zato se smatra gotovo nužnim da se to obavi u fazi projektiranja sustava kroz eksplicitnu definiciju arhivskog dokumenta i uvođenje funkcije vrednovanja tako definiranih entiteta. Taj zahtjev ima i svoje praktično obrazloženje, uglavnom u pretpostavci da bi zbog odgađanja vrednovanja za neku kasniju fazu u životnom ciklusu dokumenta moglo doći do trajnog gubitka dokumenata koji imaju arhivsku vrijednost. Najviše raspravljano pitanje u svezi s elektroničkim zapisima jest njihova vrijednost kao pravnog dokaznog sredstva. Dvojbe oko pravne valjanosti elektroničkih 12 Obično se smatra da u tom slučaju nisu zadovoljeni uvjeti za nastanak arhivskog dokumenta. 15