ARHIVSKI VJESNIK 41. (ZAGREB, 1998.)

Strana - 16

J. Ivanović, Vrednovanje elektroničkih zapisa, Arh. vjesn., god. 41 (1998), str. 7-21 zapisa jedan su od glavnih čimbenika koji usporavaju uvođenje elektroničkih sustava u neke segmente poslovanja za koje je važno da budu pravovaljano dokumentirani. Organizacije će često radi sigurnosti i dalje održavati dokumentaciju u papirnatom obliku, a usporedo s tom dokumentacijom može postojati elektronički sustav koji služi za obradu podataka sadržanih u toj dokumentaciji. Tako nastaju paralelni sustavi od kojih jedan pokriva potrebu za dokumentiranjem aktivnosti, a drugi potrebu za brzim dostupom i obradom informacija. Kod vrednovanja ovakvih elektroničkih baza podataka treba voditi računa o usporednoj papirnatoj dokumentaciji, jer o njezinoj cjelovitosti ovisi da li će se uopće razmatrati vrednovanje elektroničkih zapisa. Ostala pitanja povezana s pravnim statusom elektroničkih zapisa ne utječu na vrednovanje elektroničkih zapisa na neki poseban način. Vrednovanje u funkciji zaštite Ako je nešto specifično za vrednovanje elektroničkih zapisa, onda je to upravo zahtjev da se ono izvrši u fazi projektiranja sustava, dakle i prije negoli zapisi nastanu. Prenošenje funkcije vrednovanja u ranije faze životnog ciklusa uglavnom se opravdava time, da se na taj način omogućuje da se elektronički zapisi trajne vrijednosti na vrijeme zaštite tako što će se vrijedni dokumenti izdvojiti od bezvrijednih kako bi im se mogla posvetiti posebna pažnja. Ne treba zaboraviti da su i postupci vrednovanja tradicionalnih dokumenata proistekli više iz nužde da se reducira velika količina dokumenata, kako bi se preostali mogli adekvatno obraditi i koristiti, negoli iz teorijskih načela. Kroz vrednovanje se ovdje u stvari nastoje riješiti pitanja vezana uz akviziciju i zaštitu elektroničkih zapisa. Većina arhiva nije u stanju osigurati tehničke i kadrovske pretpostavke za redovito preuzimanje, obradu i migraciju elektroničkih zapisa, pa se rješenje traži u premještanju barem nekih aktivnosti u fazu životnog ciklusa dokumenta kada je za nj nadležan stvaratelj. Da bi stvaratelj to mogao obaviti, prethodno treba identificirati zapise koji imaju trajnu vrijednost, a to znači provesti vrednovanje u fazi projektiranja sustava ili u fazi nastanka zapisa. Na takvom razmišljanju temelji se i koncept tzv. postkustodijalnog arhiva, u kojem je neposredna briga za zaštitu i čuvanje gradiva na organizacijama - stvarateljima, dok se uloga arhiva usredotočuje na nadzor i osiguranje dostupnosti.

13 Ovdje se, međutim, ipak više radi o preraspodjeli uloga, nego o promjeni načela vrednovanja. U pogledu vrednovanja u stvari i nema neke bitne promjene, jer se u svakom slučaju pretpostavlja da ga vrše arhivisti prema vlastitim kriterijima i metodologiji. Tek primjena funkcionalnog vrednovanja unosi promjenu, na način da predmet vrednovanja više nisu dokumenti ili neke druge arhivske jedinice, nego poslovne funkcije organi13 Usp. Dollar, Ch. Archivai Theorv and Information Technologies. Macerata 1992. str. 54. 16