ARHIVSKI VJESNIK 41. (ZAGREB, 1998.)

Strana - 14

J. Ivanović, Vrednovanje elektroničkih zapisa, Arh. vjesn., god. 41 (1998), str. 7-21 ili nastaju u poslovanju stvaratelja, neovisno o načinu na koji su te aktivnosti izvršene i dokumentirane, naglašava informacijska vrijednost pojedinih podataka i mogućnost njihove obrade, tako da se kao prikladna razina vrednovanja nameće razina pojedinačnih podataka gdje je osnovni kriterij saržaj i korisnost za istraživanje predmetnog područja koje baza pokriva. Za razliku od tradicionalnih oblika zapisa, kod kojih se prednost u pravilu daje dokumentima ili cjelinama koje sadrže zbirne podatke ili su proizvod analize podataka koji se mogu uništiti nakon stoje obrada završena, kod elektroničkih baza podataka predlaže se da se čuvaju pojedinačni podaci, jer se svaka ranija obrada može ponoviti i tako dobiti traženi zbirni podatak, a uz to ih je moguće lako obrađivati i analizirati na razne druge načine, u čemu je velikim dijelom i prednost strojno čitljivih podataka. U jednom takvom projektu (vrednovanje baze podataka nacionalne akademije za javnu upravu u SAD)

11

, kao osnovne kontekstualne razine vrednovanja identificirani su: djelatnost stvaratelja u okviru djelatnosti šireg organizacijskog okruženja (vlade u cjelini), sama baza podataka i predmetno područje koje baza pokriva. Uočljivo je da se u ovom slučaju vrednovanje ne vrši niti nad arhivskim jedinicama (dokumentima, serijama i dr.), niti nad funkcijama stvaratelja, kao stoje to uobičajeno. U bazi podataka zapravo nisu niti identificirane takve jedinice ili funkcije. Ovakvi primjeri upućuju na to da vrednovanje elektroničkih zapisa treba voditi računa ne samo o arhivskim jedinicama različitih razina, poslovnim funkcijama i djelatnosti stvaratelja, nego i o arhitekturi sustava i načinu obrade i korištenja elektroničkih podataka, za razliku od tradicionalnih registraturnih sustava čija je struktura od početka građena na dokumentu kao osnovnoj jedinici i tako u pravilu odražava strukturu arhivskih jedinica. Složena baza podataka je tipičan primjer druge vrste teškoća s vrednovanjem elektroničkih zapisa. Primjena tradicionalnih kriterija dosta je jednostavna ako elektronički zapisi odgovaraju nekom od tradicionalnih oblika dokumenata. U bazama podataka, međutim, ne samo da nije uvijek jednostavno utvrditi koji bi podaci i odnosi mogli biti analogni nekom tradicionalnom obliku, nego ponekad nije moguće jednoznačno utvrditi provenijenciju baze u cjelini ili nekog njezina segmenta. Više organizacija može koristiti istu elektroničku bazu podataka u svakodnevnom radu tako da sama baza i pojedini zapisi mogu upućivati na različitu ili višestruku provenijenciju. Tada nije uvijek jednostavno odrediti organizacijski i dokumentacijski kontekst unutar kojega treba izvršiti vrednovanje. U nekim slučajevima organizacija koja je odgovorna za bazu samo pruža uslugu održavanja, dok su za sadržaj i poslovne funkcije koje baza podržava odgovorne druge organizacije. Izvršiti vrednovanje prema organizacijskom kontekstu bilo bi pogrešno, jer bi se zapisi doveli u vezu s organizacijom koja nije nadležna za djelatnost koja je dokumentirana u bazi, a ne bi 11 Usp. Duranti, I.e. 14