ARHIVSKI VJESNIK 41. (ZAGREB, 1998.)
Strana - 10
J. Ivanović, Vrednovanje elektroničkih zapisa, Arh. vjesn., god. 41 (1998), str. 7-21 predmet mogućeg vrednovanja. Stoga je problem vrednovanja elektroničkih zapisa od samoga početka povezan s njihovim statusom, do te mjere da utvrđivanje da li neki strojno čitljiv zapis ima svojstva dokumenta u arhivskom smislu gotovo da znači izvršiti vrednovanje. Kod tradicionalnih dokumenata načelno nije sporno što predstavlja dokument i kako utvrditi da li neki oblik zapisanih informacija ima taj status ili ga nema. Ovdje vrednovanje treba izvršiti nad zadanim skupom dokumenata teje osnovni problem kako utvrditi kriterije na temelju kojih će se izvršiti selekcija, dok je kod elektroničkih zapisa prvo pitanje da li i kada oni mogu biti arhivski dokumenti. Uz selekciju, identifikacija dokumenta je postala predmetom i proizvodom postupka vrednovanja, tako da se dobar dio literature s područja vrednovanja elektroničkih zapisa zapravo odnosi na identifikaciju i opis svojstava elektroničkih dokumenata. U tradicionalnim registraturnim sustavima s kojima se arhivi susreću već je izvršeno razgraničenje između dokumenata i drugih oblika informacija koje su stvaratelju potrebne iz nekog drugog razloga, koji se ne odnosi na izvršenje i dokumentiranje njegovih aktivnosti. Takve pomoćne baze podataka i dokumentacijski sustavi ne ulaze u registraturni sustav, a ako nisu zakonom ili na drugi način propisane kao obveza stvaratelja - što ih tada čini dijelom njegova mandata i nadležnosti, pa time i arhivskim gradivom - često imaju prolazan karakter te se njihov sadržaj ograničava na trenutne potrebe stvaratelja za pristupom informacijama koje su mu potrebne u neku drugu svrhu. Razdvajanje ovih dvaju tipova informacijskih sustava u organizacijama ne samo daje duboko ukorijenjeno u administrativnoj praksi i navikama, nego je u pravilu i podrobno uređeno zakonskim propisima. Na sustave za obradu strojno čitljivih zapisa gledalo se kao na nešto što pripada ovom drugom tipu, dokumentacijskim sustavima, čija je svrha prikupljanje, obrada i isporuka informacija. No, kako se njihovo korištenje širilo, pokazalo se daje njihov informacijski sadržaj često širi nego što su to ulazne i izlazne informacije zabilježene i u nekom drugom obliku i da bi uništavanje strojno čitljivih zapisa izazvalo gubitak informacija koje su organizaciji potrebne, a potom mogu poslužiti kao izvor za upoznavanje njezina djelovanja. Još je važnije bilo saznanje da se neke administrativne procedure i poslovne aktivnosti mogu obavljati i obavljaju se putem elektroničkih sustava te daje njihov izvorni trag zabilježen u elektroničkom obliku tj. da odgovarajući ispis na papiru treba smatrati kopijom čija vjerodostojnost ovisi o mogućnosti manipulacije podacima u elektroničkom obliku. S druge strane, način organizacije podataka u elektroničkim sustavima i bazama podataka omogućio je da se ponavljanje elemenata podataka, koji tvore dokumente tako da se isti element ponavlja u svakom dokumentu na odgovarajućem mjestu u strukturi dokumenta, gotovo potpuno izbjegne. Ispod razine dokumenta, koji u tradicionalnom registraturnom sustavu čini osnovnu fizičku i logičku jedinicu, u elektroničkim sustavima se definiraju razine 10
