ARHIVSKI VJESNIK 41. (ZAGREB, 1998.)

Strana - 11

J. Ivanović, Vrednovanje elektroničkih zapisa, Arh. vjesn., god. 41 (1998), str. 7-21 podataka ili skupina podataka koje tada čine osnovu za fizičku i logičku strukturu sustava, pa je dokument zapravo raščlanjen na elemente podataka i njihove definicije i prisutan jedino kao skup logičkih odnosa među njima. U tom smislu su se pojavila dva problema koji otežavaju tradicionalno razgraničenje registraturnog sustava, u kojem su pohranjeni dokumenti, od ostalih informacijskih sustava pojedine organizacije. Prvo, način organizacije i korištenja informacija u elektroničkom sustavu pogoduje spajanju funkcija registraturnog sustava i dokumentacijskog sustava u jednu fizičku i logičku strukturu. Kako su te funkcije zadane nad istim podacima i logičkim strukturama, iz arhivske perspektive postaje problematično kako izdvojiti elemente koji su potrebni za jedan skup funkcija, a da drugi skup ostane neoštećen: drugim riječima, kako definirati arhivske dokumente u elektroničkom okruženju, zaštititi ih od izmjena i učiniti prenosivima, a da se pri tome ne izgube prednosti elektroničkih sustava u pogledu pristupa i obrade podataka. Elektronički sustavi donekle relativiziraju ovu tradicionalnu, i zakonom sankcioniranu, podjelu na registraturne sustave koji dokumentiraju poslovanje i ostale koji nemaju tu funkciju. Drugo, kod elektroničkih sustava nije uvijek jasno što unutar njihove fizičke i logičke arhitekture predstavlja jedan dokument u arhivskom smislu. Tradicionalne dokumente je u pravilu moguće identificirati kao fizičke entitete, no kod elektroničkih to često nije slučaj. Ako se pak dokumenti identificiraju na temelju logičke strukture, pojavljuje se više mogućnosti raščlambe, pa tako i više kandidata odnosno logičkih definicija koje bi se moglo smatrati dokumentima.

3 Bilo je potrebno donekle izmijeniti definiciju dokumenta da bi se ponudilo zadovoljavajuće i primjenljivo rješenje, pa se danas dokument u elektroničkom okruženju najčešće definira kao priopćena poslovna transakcija (ne transakcija u smislu manipulacije podacima unutar informacijskog sustava) zabilježena u trajnom informacijskom obliku. Pri tome se trajnost kod elektroničkih dokumenata ne odnosi na nepromjenljivost zapisa, nego na nadzor i dokumentaciju mogućih promjena.

6 Tek na temelju jasne definicije dokumenata u elektroničkom okruženju može se govoriti i o njihovu vrednovanju, a ne tek o vrednovanju informacijske vrijednosti pojedinog podatka ili baze podataka u cjelini. Uočljivo je da ova definicija, koja je izrađena radi identifikacije i opisa elektroničkih dokumenata, nije tehnološki ovisna, tj. ne poziva se na 5 Taje mogućnost najuočljivija u razlikovanju dokumenta u informatičkom smislu gdje je dokument datoteka podataka, i dokumenta u arhivskom smislu, koji može odgovarati jednoj datoteci, ali isto tako može biti pohranjen u više različitih datoteka, ili se pak u jednoj datoteci mogu nalaziti elementi različitih dokumenata, pri čemu jedan te isti element podataka može pripadati većem broju dokumenata. 6 U tom se smislu i arhivistički opis može smatrati dijelom sustava za nadzor i dokumentiranje tih promjena, pa time i o njemu dijelom ovisi očuvanje svojstava elektroničkih zapisa kao arhivskih dokumenata (usp. Duranti, McNeil, "Varovanje integritete elektronskih dokumentov: poročilo o raziskovalnem projektu magistrskega programa arhivistike na Univerzi Britanske Kolumbije", u: ArhiviXX, 1997. str 59-71). 11