ARHIVSKI VJESNIK 41. (ZAGREB, 1998.)

Strana - 9

J, Ivanović, Vrednovanje elektroničkih zapisa. Arh. vjesn., god. 41 (1998), str. 7-21 se pretpostaviti da neki kriteriji vrednovanja, naročito oni koji se odnose na strukturu arhivskih cjelina, neće odgovarati ili neće biti primjenljivi na elektroničke dokumente i sustave čiji su oni dio. Treće, treba imati na umu daje vrednovanje od početka bilo praktički usmjereno, pa se i danas često poistovjećuje s odabirom radi zaštite i lakšeg upravljanja arhivskim gradivom, jer svo gradivo koje nastaje nije moguće sačuvati, a kad bi se i sačuvalo, ne bi ga se moglo racionalno niti zaštititi niti koristiti. Stoga se vrednovanje elektroničkih dokumenata često bavi zapravo tehnološkim pitanjima zaštite i korištenja ili se na njih poziva kao na problem koji rješava, pa bi ga u tom smislu bilo prikladnije nazvati odabirom radi zaštite, a ne vrednovanjem, jer ovaj pojam podrazumijeva drugi sadržaj i drugu svrhu postupka. Napokon, pod vrednovanjem elektroničkih dokumenata vrlo često se podrazumijeva primjena vrednovanja u sustavima za upravljanje elektroničkim zapisima, kao jedne od funkcija održavanja takvog sustava. Kako je i razumijevanje dokumenata općenito ponešto evoluiralo pod utjecajem analize elektroničkih zapisa i sustava te se novi pristupi povezuju s elektroničkim zapisima, zaključci koji se podjednako odnose na vrednovanje bilo kojeg oblika dokumenata, bez obzira na tehnologiju i način na koji su nastali, često se smatraju tipičnima za elektroničke zapise. To se ponajbolje vidi kroz zahtjeve za jedinstvenim vrednovanjem dokumenata u mješovitim sustavima u kojima pored elektroničkih postoje i papirnati dokumenti i koji bi svi trebali biti podvrgnuti jednom jedinstvenom procesu vrednovanja utemeljenom na istim kriterijima i metodologiji. Status elektroničkih zapisa Iako danas postoji suglasnost o tome, da elektroničkim informacijama treba pristupati kao i bilo kojem drugom tehnološki uvjetovanom obliku informacija, nedoumica o tome da li i kada strojno čitljive zapise treba smatrati dokumentima u arhivskom smislu velikim je dijelom odgovorna za nastanak i sadržaj rasprave o vrednovanju elektroničkih zapisa. U kontekstu u kojem su poslovne aktivnosti bile zabilježene i dokumentirane tradicionalnim oblicima, strojno čitljivi zapisi su se pojavili kao poseban način obrade podataka čija svrha nije u dokumentiranju aktivnosti nego u obradi postojećih podataka, pri čemu se strojno čitljivi zapis mogao smatrati samo međufazom između ulazne i izlazne informacije koja je zabilježena na papiru.

4 Ako bi se pokazalo da strojno čitljivi zapisi zaista nemaju svojstva arhivskog dokumenta, odnosno da se radi samo o načinu obrade podataka koji zadovoljava određene potrebe za informacijama privremenog karaktera bez evidencijske vrijednosti, pitanje njihova vrednovanja bilo bi riješeno na način da ih se uopće ne razmatra kao 4 Usp. Luciana Duranti, "The thinking on appraisal of electronic records: its évolution, focuses, and future directions", üJanus 1997:2, str. 47. i ondje citirana literatura. 9