ARHIVSKI VJESNIK 40. (ZAGREB, 1997.)

Strana - 250

Izvješća, Arh. vjesn., god. 40 (1997) str. 247-282 Rasprave DLM-Foruma o elektronskom gradivu (Proceedings of the DLM - Forum on electronic records) Brisel, 18. do 20. prosinca 1996. Prvi multidisciplinarni DLM-Forum (DLM = Données lisibles par machine) o elektronskom gradivu, održan u Briselu od 18. do 20. prosinca 1996. godine, bio je glavni događaj u istraživanju mogućnosti šire suradnje između zemalja članica EZ-a i na razini same Zajednice. Organiziralo gaje Europsko povjerenstvo (European Commission) u uskoj suradnji sa zemljama članicama EZ-a, a prisustvovalo je više od 300 stručnjaka i čelnika javne uprave, arhiva, industrije (dobavljači hardwarea i softwarea) i istraživača. Multidisciplinarni pristup te cilj da se kao konkretni rezultat Foruma objave upute o strojno čitljivim podacima, jednako kao i visoka kvaliteta prezentacije, pretvorili su ovaj inauguracijski događaj u europski forum od međunarodnog značaja na području upravljanja i pohrane elektronskog gradiva. Sudionici su došli iz zemalja članica EZ-a, drugih europskih zemalja (uključivo Rusiju i Poljsku), Kanade i SAD-a. Osim plenarnih sjednica, na počektu i na kraju Foruma održana su tri istodobna zasjedanja o "životnom ciklusu" elektronskog gradiva. Paralelno zasjedanje 1, odnosilo se na planiranje, stvaranje i održavanje elektronskih dokumenata. Usmjereno je na koncept administrativnog životnog ciklusa i upravljanje elektronskim gradivom. Karakteristike različitih stupnjeva životnog ciklusa su identificirane i raspravljene u multidisciplinarnom pristupu (uprava, arhivi, industrija, istraživači). Zasjedanje se sastojalo od četiri dijela: 1. Koncept strategije za upravljanje elektronskim dokumentima; koncept životnog ciklusa; 2. Odgovornosti u upravljanju elektronskim gradivom i prijenos odgovornosti; 3. Vrednovanje i procjena elektronskih dokumenata; 4. Suradnja izvan državnih granica zahtjevi i akcije. Referati su izvješća o praktičnom radu s elektronskim gradivom. Izloženo je vrlo mnogo raznih iskustava, koja ipak imaju mnogo zajedničkog. Za elektronsko gradivo je važno da pri planiranju, dakle prije stvaranja bilo kojeg digitalnog zapisa, postoji potpuna koncepcija gradiva. Također treba razdvojiti razdoblje u kojem su dokumenti aktivni ili poluaktivni (tijekom stvaranja i održavanja), od razdoblja kada su dokumenti neaktivni, ali još uvijek mogu biti korisni za tekući rad. Potrebno je stvoriti strategiju za uništavanje dokumenata ili zapisa koji više nemaju vrijednost. Neophodna je suradnja između javne uprave, nacionalnih arhiva i kompjutorskih poduzeća. Svi sudionici životnog ciklusa gradiva moraju biti od samog početka uključeni u ciklus i njihov rad treba biti podudaran, a ne sukcesivan. Gradivo treba vrednovati od trenutka u kojem nastaje, a ne u času predaje arhivu. Važno je da od početka postoji svijest daje elektronsko gradivo memorija naroda i organizacije i da 250