ARHIVSKI VJESNIK 40. (ZAGREB, 1997.)

Strana - 251

Izvješća, Arh. vjesn., god. 40 (1997) str. 247-282 ima glavnu ulogu u poslovanju. Vrijedno je znati kako neka rješenja već postoje i da ih treba potražiti, možda u drugim područjima (industrija, software, hardware), a zatim upotrijebiti. Opće je prihvaćeno mišljenje da jedan sam zapis nema vrijednosti ako je odvojen od svog konteksta i dokumentacije. Važno je i pitanje ravnoteže. Želja je da gradivo bude što dostupnije, a u isto ga se vrijeme želi i bolje kontrolirati. Pojedine organizacije čuvaju gradivo zbog svojih vlastitih potreba, ali su prisutne i potrebe društva i povijesti, jer gradivo treba budućim generacijama dati informacije o današnjici. Elektronsko gradivo postavlja mnoga pitanja. Pitanje raspodjele troškova, vrijednosti kopija, poboljšanja informacija o kontekstu gradiva, pitanje novih vrsta podataka, audiovizualnih, digitalnih, virtualnih. Glavno pitanje je, da li treba čuvati software, opremu i operativne sustave ili seliti podatke na nove formate. Sve to košta, pa neki kažu da je jeftinije čuvati opremu, a drugi tvrde daje prebacivanje na nove formate ekonomičnije, tako da ovo pitanje treba vrlo dobro razmotriti. Vrijednost informacija je također važna. Da li postoje i neka druga rješenja osim ova dva spomenuta? Gradivo koje više nije vrijedno treba uništiti, stoga je važno vrednovanje gradiva. Da li postoje standardni formati? Postoje neki za tekstove i grafike, ali ne i za računovodstvo. Predložena su i dva paralelna pristupa, jer čak i ako prebacimo gradivo na nove formate, svi korisnici neće uvijek imati kompatibilne sustave. Na Forumu su izložene neke izvrsne ideje, no nije nađeno sveopće rješenje. Niko nije došao s potpunim odgovorom, ali su se u raspravama javili mnogi elementi odgovora, pa je predloženo da se zajednički rad nastavi putem E-maila i na web stranicama. Paralelno zasjedanje 2, bavilo se kratkoročnim i dugoročnim očuvanjem, integritetom i dokaznom vrijednosti gradiva kroz svoja četiri dijela: 1. Definiranje potreba za dugoročnim očuvanjem; 2. Troškovi očuvanja; tko ih plaća; učinkovito upravljanje i infrastruktura za upravljanje elektronskim gradivom; 3. Norme i standardi očuvanja; 4. Suradnja širom Europe i na interdisciplinarnoj razini te mogućnosti za akciju. Izloženo je 14 referata. Izvješća o arhiviranju elektronskog gradiva u Francuskoj, Nizozemskoj, SAD-u, Njemačkoj i Rusiji dala su vrlo šaroliku sliku. Unatoč raznolikosti zajedničko je to, da uporaba elektronskih dokumenata, kao dijela gradiva, više ne predstavlja bilo kakvu tehnološku ili metodološku teškoću. S druge strane, još nije ni započeto s odgovorima kako zaštititi elektronske dokumente i podatke u kompleksnim aplikacijama i elektronskim sustavima što zamjenjuju tradicionalno pisano gradivo. Ovi problemi se ne odnose samo na javni sektor, jer poduzeća imaju iste probleme kao i javna uprava. Administrativni sustavi u europskim zemljama su, jednako kao i ljudi, oblikovani različitim tradicijama, što se poglavito odnosi na različite pravne uvjete korištenja dokumentacije. Međutim, razvoj nove informatičke tehnologije nužno vodi do tehničke harmonizacije, multidisciplinarne i međunarodne suradnje. Multidisciplinarni pristup treba obuhvatiti suradnju stručnjaka za informa251