ARHIVSKI VJESNIK 40. (ZAGREB, 1997.)
Strana - 159
B. Zakošek, Tezaurusi u arhivskoj djelatnosti?, Arh. vjesn., god. 40(1997) str. 157-170 krugu zainteresiranih: znanstvenika i kulturnih djelatnika, profesionalaca i amatera, radi postizanja nekih osobnih i kolektivnih ciljeva. Prikaz znanja koje je pohranjeno u arhivskim fondovima jedne arhivske ustanove moguće je izgraditi na nekoliko razina i na način koji tu aktivnost čini bitno različitom od bibliotekarske djelatnosti. Dok je u knjižnicama jedinica opisa (katalogizacije) unaprijed smišljen autorski rad i, u načelu, individualno djelo, koje u veće cjeline udružujemo i usustavljujemo sukladno logičnim konvencionalnim kiasifikacijskim shemama, jedinice opisa arhivskoga gradiva 4 nastale su, opet u načelu, iz svakodnevne poslovne aktivnosti administrativnih organizama, tj. kancelarija državnih vlasti, ustanova, gospodarskih i političkih udruga itd., sa znatno više upliva slučajnosti. Stoga i jesu temeljna pravila u prikazu arhivskoga gradiva načelo provenijencije i načelo prvobitnoga reda. Iz načela provenijencije proistječe pravilo da se podaci pohranjeni u arhivskom gradivu donose u sklopu prikaza pojedinog arhivskog fonda, dok načelo prvobitnog reda podatke postavlja na određeno mjesto unutar arhivskog fonda sukladno namjeni i vremenu nastanka podatka, najčešće u jasnom odnosu naspram drugih podataka. Pritom arhivski fond, opet u pravilu, predstavlja definiranu povijesnu obrazinu nekoć živog administrativnog organizma. Odnosi između podataka primarno nisu određeni njihovim sadržajem, već nekim formalnim značajkama (brojem, oznakom, kombinacijom broja i oznake itd.) 5 . Jedna uređena arhivska struktura prikazat će znanje pohranjeno u svojim spremištima na nekoliko razina. Prvo će na najopćenitijoj razini, najčešće putem vodiča kroz fondove, iskazati broj i nazive pohranjenih arhivskih fondova, s osnovnim podacima o mjestu i vremenu nastanka te o količini pripadajućeg arhivskog gradiva. Zatim dolazi viši stupanj obrade, opis gradiva putem izrade inventara, i to načelno za svaki arhivski fond zasebno. S obzirom na značaj i vrijednost pojedinog arhivskog fonda ili dijela istoga fonda, iz inventara će biti razvidne pojedine uže registraturne cjeline (serije/nizovi) nastale u administrativnom radu, ili čak sadržaj svake pojedine arhivske jedinice odnosno dokumenta. Tako nastala obavijesna pomagala, poglavito ona u kojima je gradivo prikazano sumarno, bit će za korisnika, ali i za stručnog arhivskog djelatnika koji nije neposredno bio zadužen za izradu inventara, neprohodna šuma brojki i slova, ako uz inventar nije priložen povijesni i obavijesni kontekst u kojemu je gradivo nastalo, svojevrsna uputa za uporabu. Stoga je uz inventar neophodno izraditi i povijest institucije (tvorca arhivskog fonda) koja je proizvela gradivo, s podacima o općem povijesnom kontekstu, ustroju tvorca, njegovoj stvar4 Pojam arhivske jedinice nije jednoznačno određen. To mogu biti fizičke jedinice (knjiga, spis, svežanj, mapa itd.) ili informacijske jedinice (određena serija ili grupa spisa, sadržaj pojedinih spisa itd.). s To ne znači da su podaci zadobili formalne oznake bez obzira na svoje međusobne sadržajne sveze. 159
