ARHIVSKI VJESNIK 39. (ZAGREB, 1996.)

Strana - 60

B. Zakošek - Ž. Acinger, Neka iskustva u primjeni programskog paketa 'Armida' na obradi arhivskih fondova, Arh. vjesn., god. 39 (1996) str. 55-64 Predmetni policijski dosjei usmjereni su ka prikupljanju podataka o pojedincima - fizičkim osobama. Ta činjenica određuje i konkretne sadržaje naših deskriptorskih datoteka, pa je stoga i logično da su ondje najpopunjenije datoteke 'Ime fizičke osobe' i 'Stvarna odrednica'. Prvobitna je zamisao bila da se ime fizičke osobe, koje je ujedno i naziv arhivske jedinice, također unese i u deskriptorsku datoteku fizičkih osoba, što je u programu moguće učiniti na vrlo jednostavan način. Od toga smo odustali zbog uštede memorijskog prostora, a i stoga što se pokazalo, da pri pretraživanju od takvog dupliranja podataka nema velike koristi. U spomenutu deskriptorsku datoteku unesena su imena značajnijih osoba koje nisu nositelji dosjea ili su pak za uvrštenje u datoteku presudili upravno-operativni korisnički razlozi

12

. U deskriptorsku datoteku 'Stvarna odrednica' uvrstili smo političke kvalifikacije pojedinaca koje je policija smatrala subverzivnima, zatim zvanja, naslove i dužnosti višeg društvenog utjecaja i ugleda, te druge odrednice za koje držimo da ukazuju na sadržaje od šireg povijesnog interesa. S vremenom je, empirijskim putem, nastao jedan zaokružen, gotovo zatvoren tezaurus stvarnih odrednica (ključnih riječi), pod koje su ustvari supsumirani različiti pojmovi.

13 Uz svaki upis u spomenute deskriptorske datoteke može se vezati upis u tekstualnu datoteku veličine 99 redova. Ovu mogućnost koristili smo u slučaju potrebe nadopune ili objašnjenja pojedinog deskriptora. Vrlo je rijetko sadržaj dosjea usmjeren k važnijem opisu neke pravne osobe ili lokaliteta, pa su tako datoteke 'Mjesto' i 'Pravna osoba' gotovo prazne. U grupi datoteka deskriptora, nismo kreirali datoteke 'Odgovornost za nastanak arhivske jedinice' i 'Izdavaštvo, naklada, distribucija, tisak'. Od datoteka iz grupe 'Ostale datoteke', nije se ukazala potreba za kreiranjem niti jedne, a iz grupe 'Datoteke veza arhivskih jedinica' kreirano je sljedećih šest datoteka: 'Ponavljajući opis arhivskih jedinica', 'Veza s prijašnjom signaturom', 'Veza signatura među fondovima', 'Veza s knjigom akvizicija', 'Veza s mikrofilmovima' i 'Veza signatura fotografija'

. Premda teorijski vrlo dobro zamišljene i korisne, u praksi je za popunu ovih datoteka potrebno znatno više vremena nego što bi to bilo opravdano obavijesnim probicima koje bi donosile, tako da su one za sada ostale prazne. 12 Primjerice, indeksirao sam imena svih osoba koje su na nasilan način izgubile život tijekom razdoblja fašizma i za vrijeme Drugog svjetskog rata, ili su u to vrijeme bile internirane, konfinirane, zarobljene, zatvorene bez sudskog postupka i si. 13 Ovdje se nećemo šire osvrtati na problem pojma, oblikovanja i uporabe tezaurusa pri izradi arhivskih popisa. Empirijski način izrade kontroliranog rječnika (tezaurusa) svakako je legitiman u informacijskim znanostima. 60