ARHIVSKI VJESNIK 39. (ZAGREB, 1996.)

Strana - 61

B. Zakošek - Ž. Acinger, Neka iskustva u primjeni programskog paketa 'Armida' na obradi arhivskih fondova, Arh. vjesn., god. 39 (1996) str. 55-64 Vratit ćemo se nakratko raspravi oko definiranja pojma arhivske jedinice u ovom popisu. Zbog čega je kao jedna arhivska jedinica uzet jedan dosje, a ne jedna arhivska kutija ili nešto drugo? Da su kojim slučajem sačuvane pomoćne knjige ovoga arhivskog fonda, ili da nismo namjeravali izraditi imenska i predmetna kazala arhivske građe, ova druga mogućnost bi s motrišta ekonomičnosti radnog vremena i memorijskog prostora bila mnogo razboritija. Programski je naime utvrđeno, da se deskriptori uvijek vežu uz broj arhivske jedinice. Budući je nama ovdje stalo do vezivanja deskriptorskih odrednica uz ime i prezime osobe za koju je oblikovan dosje, to je najlakše bilo izvesti tako kako smo i učinili, da svaki dosje formira posebnu arhivsku jedinicu. U protivnom, bilo bi potrebno uz svaku deskriptorsku odrednicu upisivati i ime i prezime nositelja dosjea. Koliko bi takav postupak usporio rad na popisivanju građe, mislim da nije potrebno niti komentirati.

14 Izbornik 'Ažuriranje podataka', koji se također aktivira kroz program 'Popisivanje građe', omogućava mijenjanje i dodavanje podataka u bilo kojoj datoteci i bilo kojoj arhivskoj jedinici. Tu su ponuđene tri operacije: 'Ažuriranje svih podataka', 'Ažuriranje pojedinačnih datoteka' i 'Brisanje podataka označenih za brisanje'. Ažuriranje podataka najčešće smo radili kako bi se ispravile pogreške. U slučaju kada valja ispraviti (ili nadopuniti) neki podatak osnovne datoteke, to se mora obaviti pokretanjem operacije 'Ažuriranje svih podataka'. Ostale se datoteke ispravljaju s pomoću spomenute operacije ili s pomoću operacije 'Ažuriranje pojedinačnih datoteka'. Arhivsku jedinicu koju želimo ažurirati moguće je pronaći na vrlo jednostavan način. Potrebno je tek na displeju odabrati jednu od ponuđenih mogućnosti. Osnovnu i ostale datoteke pojedinih arhivskih jedinica pronalazimo tako, da nas program postavlja na početak ili na kraj cjelokupne datoteke ili na određenu jedinicu, ako je poznat njezin broj; osnovnu datoteku je moguće ažurirati još i s pomoću upisa nekog od njezinih parametara, a ostale datoteke i s pomoću tekstualnih upisa odnosno upisa deskriptora. Ovo posljednje često koristimo za potrebe pretraživanja podataka (umjesto korištenja programa 'Traženje podataka'), budući je rad na popisivanju građe još u tijeku, a obrađeni se dio fonda često koristi u operativne svrhe. Kada smo aktiviranjem operacije 'Ažuriranje svih podataka' došli do tražene arhivske jedinice, i kada smo s pomoću 'strelice lijevo' ili 'strelice desno' došli do bilo kojeg parametra osnovne datoteke što ga želimo izmijeniti, to možemo učiniti jednostavno pritiskom na 'Enter' i upisom novog podatka. Tada se automatski među parametrima osnovne datoteke javlja i podatak o godini u kojoj je ažuriranje obavljeno. Ostale datoteke također možemo ažurirati s pomoću operacije 'Ažuriranje svih podataka', no da bi nas kursor postavio na polja ostalih datoteka, moramo prethodno 14 Druga stvar bi bila kada bi se odrednice vezivale uz, primjerice, broj urudžbenog zapisnika. 61