ARHIVSKI VJESNIK 39. (ZAGREB, 1996.)

Strana - 49

Z. Hendija, Arhivističko opisivanje arhivskoga gradiva fondova društava, udruženja i zaklada, s naglaskom na izradi sumarnih inventara, Arh. vjesn., god. 39 (1996) str. 29-53 - Odabiranje i izlučivanje Ako se odabiranje i izlučivanje obavljalo u arhivu, treba navesti koje su vrste gradiva izluče ne s vremenskim i količinskim naznakama, kao i s brojem i nadnevkom popratne dokumentacije. Ukoliko raspolažemo podacima o odabiranju i izlučivanju gradiva kod stvaratelja, tada treba navesti i te podatke. - Zaštitno mikro furniranje te konzervacija i restauracija Ako je arhivski fond u cijelosti ili u pojedinim dijelovima mikrofilmiran, to treba navesti zajedno sa signaturom mikrofilma te vrstom i brojem kopija. Isto vrijedi za konzervirane i restaurirane arhivalije. Također treba navesti i podatak da je gradivo na listi prioriteta za mikrofilmiranje, konzerviranje ili restauriranje. - Jezik i pismo Kad je gradivo u cijelosti na hrvatskom jeziku, to nije potrebno isticati. Ako su zapisi na više jezika i pisama, treba ih sve navesti, zajedno sa specifičnim sustavom korištenja kratica ili znakova. - Dostupnost gradivu, autorska prava, uvjeti reproduciranja U Republici Hrvatskoj još nisu dokraja zakonski regulirana pitanja zaštite privatnosti, autorskih prava i s tim povezano pitanje reprodukcije i objavljivanja, što otežava rad. Međutim, ako je fond ili dio fonda preuzet s ograničenjem korištenja, tada treba navesti uvjete iz primopredajnog zapisnika. Ukoliko ograničenja korištenja nema, to se ne navodi. - Postoje li druga obavijesna pomagala Ako za pojedine cjeline fonda postoje druge vrste obavijesnih pomagala (kartoteka, regesta, kazala, analitička obrada), treba ih navesti, bez obzira da li su pomagala izrađena u arhivu ili su nastala radom stvaratelja. - Dopunski izvori u arhivu i izvan njega Ako u arhivu postoje dopunski izvori u svezi s opisnom jedinicom, treba ih precizno iskazati. Ukoliko se u drugim arhivima ili ustanovama nalaze dijelovi fonda, treba navesti naziv arhiva/ustanove s podacima o količini i vremenskom rasponu gradiva. Kad postoji publicirano arhivsko gradivo, koje dopunjuje sadržaj fonda, to treba istaknuti. 49