ARHIVSKI VJESNIK 39. (ZAGREB, 1996.)

Strana - 50

Z. Hendija, Arhivističko opisivanje arhivskoga gradiva fondova društava, udruženja i zaklada, s naglaskom na izradi sumarnih inventara, Arh. vjesn., god. 39 (1996) str. 29-53 - Bibliografija Treba nabrojiti sve publikacije koje sadrže podatke o stvaratelju fonda i o fondu, kao i one što su nastale korištenjem arhivskoga gradiva fonda. - Napomena Tu navodimo obavijesti koje nismo mogli spomenuti u prethodnim poglavljima poput npr. popisa rabljenih kratica ili uputa o korištenju sumarnog inventara. Koji će sve elementi opisivanja biti zastupljeni u određenom sumarnom inventaru zavisi od vrijednosti fonda te od pojedinačnih slučajeva. Navedeni elementi ne trebaju se uvijek iskazivati u zasebnim poglavljima; ponekad ćemo spojiti više elemenata opisivanja ujedno poglavlje, a često neke elemente uopće nećemo iskazivati (npr. mikrofilmiranje, restauriranje i konzerviranje ili dopunski izvori). Treba naglasiti da su elementi opisivanja povezani, isprepleću se i ovise jedan o drugom. Tako npr. uredsko poslovanje i organizacijski ustroj stvaratelja uvjetuju formiranje odgovarajućih cjelina fonda odnosno serija i podserija, dakle strukturu fonda, a ujedno se odražavaju i na sadržaj gradiva fonda. Isto je tako npr. problematika valorizacije gradiva fonda ili zbirke povezana s pitanjima odabiranja i izlučivanja gradiva, kao i provođenja zaštitnog mikrofilmiranja, restauriranja i konzerviranja ili uvrštavanja na prioritetnu listu za to. Kod višestupanjskog arhivističkog opisivanja gradiva polazi se od viših prema nižim razinama opisa, prilagođavajući opseg opisivanja razini opisa te hijerarhijski povezujući sve razine. Zato na nižim razinama opisivanja nećemo ponavljati obavijesti iz viših razina. To kod sumarnih inventara znači, da na razini serije ili podserije nećemo ponavljati podatke iznesene kod opisivanja na razini fonda ili zbirke. I za serije ćemo navesti njihove nazive odnosno naslove i to formalno, ali samo ako postoje ili su vidljivi iz gradiva. U protivnom, sami ćemo odrediti naslove koji će biti nadomjesni. Nadomjesni naziv mora sažeto, u obavijesnom smislu odražavati sadržaj zapisa cijele serije. Seriju ćemo zatim podrobnije opisati po vrstama gradiva, dajući obavijesti o njihovoj sekundarnoj vrijednosti s navedenim rasponom godina i količinom vrsta gradiva, kao i dodatnim obavijestima relevantnima za bolje razumijevanje gradiva. Sastavni dio sumarnih inventara su sumarni popisi kojima se opisuje arhivsko gradivo cjelina, serija i podserija, a po arhivskim jedinicama. Kod rasporeda cjelina rukovodit ćemo se načelom - od općeg prema posebnom. Na prvo ćemo mjesto staviti cjeline koje sadrže važnije i općenitije obavijesti. Istim načelom vodit ćemo se i kod rasporeda vrsta arhivskoga gradiva unutar cjelina. Tako ćemo npr. kod 50