ARHIVSKI VJESNIK 38. (ZAGREB, 1995.)

Strana - 75

D. Rubčić, Vrednovanje gradiva u tijelima općinske/gradske uprave nakon 1945., Arh. vjesn., god. 38(1995) str. 69-76 Valorizacija je prisutna gotovo u svim važnijim fazama rada s arhivskim gradivom, npr. izrada lista s rokovima čuvanja, odabiranje i izlučivanje, određivanje mjera zaštite, preuzimanje gradiva u arhivske ustanove i si. Ovdje ne želim iznositi kako organizirati taj projekt, jer je o tome već pisano, a postoje i stručni kadrovi i tijela koja već imaju viziju kako realizirati taj važan zadatak za obavljanje arhivske službe. Prije svega, želim iznijeti jedno iskustvo u vrednovanju gradiva općinskih-gradskih organa uprave koje je prethodilo izradbi "Orijentacijske liste" za ovo gradivo. Prilikom organizacije takvog posla potrebno je oformiti stručno tijelo koje će se kontinuirano sastajati i načelno dogovarati koji zadaci slijede. Unutar tog stručnog tijela odredit će se pojedinac ili više stručnih djelatnika (prema ocjeni stručnog tijela), koji će biti neposredni izvršitelji dogovorenog. U stručnom tijelu moraju se nalaziti djelatnici arhivskih ustanova koji se neposredno bave određenom vrstom gradiva što se želi vrednovati, a koji već imaju određenog iskustva s takvim gradivom. Nadalje, neizostavno treba konzultirati zakonske i provedbene propise koji reguliraju smještaj, čuvanje, odabiranje i izlučivanje registraturnog i arhivskog gradiva, za koje su već na temelju praktičnih potreba i zakonski određeni rokovi čuvanja (npr. Zakon o računovodstvu, Sudski poslovnik, Uredba o uredskom poslovanju i si.), kao i stručnu arhivističku literaturu. Vrlo je bitna i tijesna suradnja s imateljima gradiva (djelatnici u pismohranama, pisarnicama i predstavnici pojedinih službi unutar pojedinog tijela uprave). Ne bi se smio zanemariti ni dosadašnji rad arhivskih ustanova na odabiranju i izlučivanju gradiva, kako u samim arhivskim ustanovama, tako ni rad službe za zaštitu arhivskog gradiva izvan arhiva (Vanjska služba) koja je, neposredno ili posredno, zajedno s djelatnicima pismohrane (i ne samo s njima) organa uprave, sudjelovala u više odabiranja i izlučivanja registraturnog gradiva. Uzimajući u obzir sve ovo, spoznat ćemo kako je gradivo nastalo, kako je rješavano, tko gaje rješavao, čemu je služilo ili služi, gdje se odlaže i koliko se kroz određeno vremensko razdoblje koristi. Napominjem da ćemo s takvom spoznajom i uz već stečeno teorijsko znanje, moći s velikom sigurnošću odrediti gradivo koje ima oznaku trajnog čuvanja i koje bi moglo postati gradivo s atributima kulturnog dobra, dakle, arhivsko gradivo. Također bez većih dubioza odredit ćemo i rokove čuvanja za registraturno gradivo koje podliježe povremenom izlučivanju. Valorizaciji treba pristupiti bez obzira da li su zadovoljene sve pretpostavke (racionalna mreža arhivskih ustanova, dovoljan spremišni prostor, kadrovi), jer ćemo naknadno obavljati revalorizaciju koju ne možemo izbjeći. Zašto? Ako uzmemo u obzir i mnogo razvijenije zemlje od naše, vidjet ćemo da svaka valorizacija podliježe i revalorizaciji na što utječe razvoj onih znanosti koje mijenjaju kriterije i mjerila vrednovanja gradiva. 75