ARHIVSKI VJESNIK 37. (ZAGREB, 1994.)

Strana - 125

S. Ćosić, Prinos poznavanju tajništva i arhiva Dubrovačke Republike, Arh. vjesn., god. 37 (1994) str. 123-145 proces bio uvjetovan jačanjem dubrovačkog državnog ustrojstva i širenjem suvereniteta (1399. Primorje, 1419. i 1426. Konavle), pa se u to doba za dubrovačku državu ustaljuje naziv - Republika. Time se znatno povećao opseg administrativnih poslova i broj službenika u uredima. Arhivsku građu proizašlu radom ovih ureda, također uvjetno, možemo nazvati "Arhivom Republike" jer je riječ o najvažnijim dokumentima upravnog, sudskog, javnopravnog i privatnopravnog karaktera, te o cjelokupnoj korespondenciji Republike. Ta arhivska građa tvori i danas jezgru dubrovačkoga Povijesnog arhiva. Sjedište državne administracije bilo je od polovice 15. st. u Kneževom dvoru, a u svakom od ureda čuvao se i dio arhivske građe. Organizacijska struktura poslovanja središnjih ureda nije se bitno mijenjala sve do ukinuća Republike 1808. (vidi prilog). Izuzetak donekle čini tajnička služba čije su se ovlasti stalno povećavale, kao i slavenska kancelarija koja se tijekom 17. st., iz razumljivih razloga, izazvanih političkim promjenama, pretvara u mrsku kancelariju. S obzirom da su tajnici (Secretarii) tijekom vremena postali glavni službenici

4 (Ministri) Republike, bili su na stanoviti način nadređeni ostalim službenicima, uživajući veliki ugled i državne počasti. Kao pero vođe državnih ureda oni su uz mnoge poslove bili zaduženi i za brigu o arhivskoj građi. Do svog su položaja tajnici došli postupno razvojem administrativnog uređenja. Na prvi spomen tajnika nailazimo u "Redu kancelarije" (Ordo Chancellariae) izglasanom 20. 3. 1428.

5 Na temelju ove važne odluke organizirana je djelatnost dubrovačkog notarijata i kancelarije. Čitava služba se naziva kancelarijskom i dijeli se na dva službenika kancelarije u užem smislu i dva službenika notarijata - pod imenom tajnika. Oni su imali obvezu pisanja zapisnika Senata i Malog vijeća (Acta Consilii Rogatomm et Minoris Consilii), što se naglašuje kao njihova povjerljiva služba, te sastavljanja cjelokupne državne prepiske (Littere et Commissiones). Uz te, vodili su i uobičajene notarske poslove (Diversa Notariae, Libri Dotium Notariae, Testamenta, Débita, Procurae). Njihov vodeći položaj u kancelariji očituje se posjedovanjem svih ključeva i brigom za čuvanje dokumenata. Istom su kancelari vodili zapisnike Velikog vijeća (Acta Consilii Maioris), obavljali službu kod civilnog i kriminalnog suda (Intentiones, Criminalia, Lamenta), vodili spise privatnopravne naravi i dmge kancelarijske poslove (Venditae, Apolitiae, Sententiae). Notarima-tajnicima mogli su pomagati u stvarima koje nisu bile posebno povjerljive. U početku su se ovi poslovi često isprepletali, tako da pojmovi tajnika, notara i kancelara, predstavljaju u dubroj mjeri sinonime. Tako Filip de Diversis u svom opisu Dubrovnika iz 1440. spominje identičnu razdiobu poslova između, kako ih on zove, prvih i dmgih kancelara. Za one prve kaže da su bolji poznavatelji prava, vještiji i ugledniji te 4 Zanimljivo je da se pojam Secretarius ili Segretario u hrvatskom jeziku nije prevodio riječju tajnik, nego "Ministar Gosposki" kao npr. u Ceremóniáié I, f. 112. 5 Liber Viridis, c. 223.; V. Foretić, nav. dj., str. 329. 125