ARHIVSKI VJESNIK 31. (ZAGREB, 1989.)

Strana - 199

Recenzije i prikazi. Arhivski vjesnik, 31/1988. sv. 32, str. 159—207. nog postupka i si.) vrši funkciju evidencije o primljenim, odnosno vlastitim aktima, dok se pomoćne evidencije kod ovakvog načina obrade dokumenata ne vode (član 14. stav 2.). SISTEM KLASIFIKAĆIJSKIH OZNAKA. U odnosu prema staroj Uredbi najvažnija novina utvrđena novom Uredbom odnosi se na uvođenje sistema klasifikaćijskih oznaka. U članu 11. nove Uredbe propisano je da se upisnik predmeta upravnog postupka i urudžbeni zapisnik vode po sistemu klasifikaćijskih oznaka i udružbenih brojeva. Dalje je utvrđeno da se klasifikacijska oznaka sastoji od brojčane oznake glavne grupe, grupe, podgrupe, djelatnosti unutar podgrupe, zatim godine otvaranja predmeta te od brojčane oznake dosijea i predmeta. Urudžbeni broj sastoji se od broja koji označava mjesto nastajanja akta, godinu nastajanja akta i redni broj akta. Mjesto nastajanja akta sastoji se od oznake organizacione jedinice i brojčane oznake stvaraoca akta. Redni broj akta označava redoslijed pod kojim je akt upisan u urudžbeni zapisnik ili u upisnik predmeta upravnog postupka, odnosno u odgovarajuću bazu dokumenata u okviru istog predmeta. Ako se akti obrađuju automatskom obradom dokumenata urudžbeni broj može se određivati po mjestu nastajanja akta. Akti predmeta upravnog postupka dobivaju i posebnu oznaku UP. Klasifikacijska oznaka i urudžbeni broj utvrđuju se prilikom evidentiranja prvog akta kojim se osniva predmet. Urudžbeni zapisnik, odnosno upisnik predmeta upravnog postupka bilo na klasičan način, bilo putem automatske obrade dokumenata, vodi se po sistemu klasifikaćijskih oznaka, a ne kao do sada — po sistemu osnovnih brojeva i podbrojeva. Klasifikacijska oznaka je po svojoj strukturi i u funkciji arhivskog znaka, a sastoji se od brojčane oznake glavne grupe, grupe, podgrupe, djelatnosti unutar podgrupe, zatim od godine otvaranja predmeta, te od brojčane oznake dosijea i brojčane oznake predmeta. Iz same strukture klasifikacijske oznake proizlazi da ona određuje sadržaj predmeta. Klasifikacijska oznaka određuje se na osnovi hijerarhijske klasifikacije, gdje svaka podskupina ima samo jednu skupinu koja joj prethodi (glavna grupa prethodi grupi, grupa podgrupi, podgrupa djelatnosti unutar podgrupe). Podjela na glavne grupe izvršena je na osnovi fundamentalne podjele društvenog života i rada, prema poslovima iz djelokruga organa uprave. Svaki slijedeći broj koji se dodaje oznaci glavne grupe razrađuje njen opći sadržaj, to jest sužava ga na poseban sadržaj. Zbog ovih karakteristika klasifikacijska oznaka se dodjeljuje aktu već kod samog nastajanja akta, određujući na taj način sadržaj tog akta. Osim klasifikacijske oznake svaki akt ima i urudžbeni broj. Urudžbeni broj se sastoji od broja koji označava mjesto nastajanja akta, godinu nastajanja akta i redni broj akta. Mjesto nastajanja akta određuje se brojčanom oznakom koja označava brojčanu oznaku stvaraoca akta i oznaku organizacione jedinice. Godina nastajanja akta označava godinu kad je otvoren predmet, odnosno nastao prvi akt u predmetu. Redni broj akta sastoji se od broja što označava koji po redu je taj akt upisan u urudžbeni zapisnik ili u upisnik predmeta upravnog postupka, odnosno koji po redu je taj akt unesen u bazu dokumenata. Osim toga, 199