ARHIVSKI VJESNIK 31. (ZAGREB, 1989.)

Strana - 200

Recenzije i prikazi. Arhivski vjesnik, 31/1988. sv. 32, str. 159—207. redni broj označava također i redoslijed akata koji se odnose na isti predmet. Ovaj redoslijed akata evidentira se tako da počinje od rednog broja 1, što ujedno označava akt kojim je osnovan predmet. Ostali akti koji se odnose na isti predmet označavaju se redoslijedom od manjeg broja prema većem. Urudžbeni broj, kao i klasifikacijska oznaka, utvrđuju se već kod evidentiranja prvog akta kojim se osniva predmet. Da bi se akti mogli evidentirati po sistemu klasifikaćijskih oznaka, potrebno je da rukovodilac republičkog organa nadležnog za poslove uprave donese Pravilnik o jedinstvenim klasifikacijskim oznakama i brojčanim oznakama stvaralaca i primalaca akata. U skladu i na osnovi tog pravilnika rukovodioci organa uprave i samouprvnih organizacija i zajednica donose plan klasifikaćijskih oznaka i brojčanih oznaka stvaralaca i primalaca dokumenata (član 12. nove uredbe). Da bi se akti predmeta upravnog postupka već u svojoj oznaci razlikovali od ostalih akata, to jest od akata neupravnog postupka, baza dokumenata kod automatske obrade dokumenata u kojoj će se evidentirati akti premeta upravnog postupka bit će obilježena oznakom UP. Po klasifikacijskim oznakama stavljaju se u arhivu (ovisno, u klasičnu ili na mikrofilm — kod automatske obrade dokumenata) i sređuju dovršeni predmeti (član 18. i 19. nove Uredbe), dok se povjerljivi dokumenti čuvaju odvojeno (član 20. uredbe). Prema članu 15. zato što ovdje zamjenjuje cijeli konkretan naziv Uredbe svi akti moraju se istog dana kad su primljeni upisati u urudžbeni zapisnik, odnosno upisnik predmeta upravnog postupka ili unijeti u bazu dokumenata, ako se akti obrađuju automatskom obradom dokumenata. Ti akti se, u pravilu, moraju istog dana dostaviti u rad unutrašnjim organizacionim jedinicama organa uprave, odnosno samoupravnih organizacija ili zajednica. Otpremanje akata vrši pisarnica, a iznimno to mogu samostalno činiti unutrašnje organizacione jedinice koje vode poseban urudžbeni zapisnik ili upisnik predmeta upravnog postupka ili imaju odgovarajuće posebne baze dokumenata, ako se akti obrađuju automatskom obradom dokumenata. U pogledu sadržaja akata organa uprave i samoupravnih organizacija i zajednica kojima se obavlja službeno dopisivanje u članu 21. Uredbe propisano je: akti organa uprave i samoupravnih organizacija i zajednica kojima se obavlja službeno dopisivanje moraju sadržavati: zaglavlje, klasifikacijsku oznaku, naziv i adresu primaoca, kratku naznaku sadržaja akta (predmet), vezu brojeva, tekst akta, otisak službenog pečata i potpis ovlaštene službene osobe. Za razliku od klasičnog načina uredskog poslovanja, kad je moguće na akt staviti otisak službenog pečata i potpis ovlaštene osobe, kod akata službenog dopisivanja koji se otpremaju sredstvima automatske obrade dokumenata (elektronska pošta), oni ne moraju imati otisak pečata, a umjesto potpisa ovlaštene osobe može se staviti oznaka »v. r.« (vlastoručno). NADZOR. Nadzor nad primjenom propisa o uredskom poslovanju kod organa uprave i samoupravnih organizacija i zajednica vrše: 200