ARHIVSKI VJESNIK 29. (ZAGREB, 1987.)

Strana - 84

Slavojka šadek, Sređivanje i stručna obrada građe nižih organa uprave socijalističkog perioda. Arhivski vjesnik, 29/1986. str. 79—87. se vidi kada je neki spis (dopis) primljen i zaveden, na što se odnosi, kome je dodijeljen u rad, što je sve u vezi s jednim predmetom primljeno, a preko njega prati se i kretanje predmeta sve do njegova rješenja. »Uredba o kancelarijskom poslovanju« (SI. list 50/1957. od 4. prosinca) utvrđuje opća načela o organizaciji i načinu kancelarijskog poslovanja. Kancelarijsko poslovanje obuhvaća primanje i pregledanje pošte, zavođenje spisa, dostavljanje spisa u rad, administrativno-tehničko obrađivanje spisa, otpremanje pošte, zavođenje spisa te njihovo stavljanje u arhiv i čuvanje. Kancelarijski poslovi vrše se kod svih organa uprave u posebnoj organizacionoj jedinici-pisarnici. Osnovna knjiga za evidenciju jest urudžbeni zapisnik po sistemu osnovnih brojeva i podbrojeva. Po pravilu vodi se samo jedan urudžbeni zapisnik. Pojedine organizacione jedinice mogu voditi posebne urudžbene zapisnike. Osnovnim brojem označuje se predmet, a podbrojevima spisi koji se odnose na isti predmet. Za povjerljivu odnosno strogo povjerljivub poštu vodi se poseban povjerljivi odnosno strogo povjerljivi urudžbeni zapisnik. Pojedine organizacione jedinice mogu voditi svoje urudžbene zapisnike ako je to predviđeno propisima o njihovoj organizaciji. Za pojedine vrste spisa mogu se voditi posebne propisane evidencije, upisnici i dr. Vode se i pomoćne knjige, evidencije, registar, interna dostavna knjiga, dostavna knjiga za poštu i dr. Riješeni predmeti stavljaju se u arhiv i čuvaju u njemu. Sređuju se po arhivskim znakovima. Arhivski znak sastoji se od oznake unutrašnje organizacione jedinice koja je predmet riješila i oznake grupe poslova u koju predmet spada po svom sadržaju. Plan arhivskih znakova utvrđuje se početkom svake godine. Na temelju točke 128. »Uputstva za izvršenje Uredbe o kancelarijskom poslovanju« svi organi uprave sređivat će svršene predmete u svojoj arhivi po arhivskim znakovima propisanim »Naredbom o planu jedinstvenih arhivskih znakova za sve organe uprave na teritoriju NR Hrvatske« (NN, 7/1958. od 24. veljače). Plan arhivskih znakova sastavljen je iz pregleda glavnih grupa poslova iz djelokruga organa uprave. Poslovi glavnih grupa razrađeni su u grupe i dalje raščlanjeni arhivskim znakovima za pojedinu vrstu poslova. Arhivski znakovi razrađeni su po materiji, a ne prema organima i organizacionim jedinicama, pa se stoga službe svih organa uprave mogu služiti propisanim arhivskim znakovima. Povjerljivi i strogo povjerljivi spisi čuvaju se odvojeno od običnih spisa i to na način koji odgovara čuvanju njihove povjerljivosti. Spisi organa uprave kojima se vrši službeno dopisivanje moraju sadržavati zaglavlje, naziv i adresu primaoca, kratku naznaku sadržaja spisa, tekst spisa, otisak službenog pečata i potpis ovlaštene službene osobe.