ARHIVSKI VJESNIK 29. (ZAGREB, 1987.)

Strana - 85

Slavojka šadek, Sređivanje i stručna obrada građe nižih organa uprave socijalističkog perioda. Arhivski vjesnik, 29/1986. str. 79—87 Pregled i obrada knjiga Izvršen je pregled knjiga jer se preko njih pronalazi način arhiviranja i povezivanja predmeta, odnosno sistem rada registrature. Pregledane knjige identificirane su po grupama, i to osnovne knjige: urudžbeni zapisnici, zapisnici sjednica; pomoćne knjige i evidencije: kazala urudžbenih zapisnika i pomoćne knjige koje se vode u pisarnici opće uprave; brački spiskovi: jedinstveni opći birački spisak, imenik biračkog spiska; radni odnosi: matične knjige radnika, tj. evidencije koje se vode u općoj upravi, evidencije o imovini (materijalno poslovanje): knjiga i kartice nepokretne imovine i inventara, knjige i kartice sitnog inventara i potrošnog materijala; administrativne knjige (financijskoknjigovodstvene): poslovne knjige, dnevnik, glavna knjiga, knjiga inventara i dr.; pomoćne knjige potrebne za osiguranje podataka: o stanju i kretanju svih sredstava koje koriste i o izvorima tih sredstava, o izvršavanju financijskog plana za redovnu djelatnost, o sredstvima za posebne namjene i korištenje tih sredstava, i dr. Knjige su klasificirane po vrstama, unutar pojedinih grupa kronološki: popisane su, i to svaka knjiga posebno, naznačen je naziv organizacione jedinice, vrsta knjige, godina, kod urudžbenog zapisnika brojevi, a kod kazala oznaka slova. Zatim su knjige popisane po redosljer du: urudžbeni zapisnici, kazala urudžbenih zapisnika, registri i njihova kazala, zapisnici sjednica, glavne računovodstvene knjige, ostale pomoćne administrativne knjige, ostale pomoćne računovodstvene knjige. Kartoteke su identificirane po vrstama i popisane: različite administrativne: kartoteke osoblja koje su složene po organizacionim jedinicama, a unutar njih po abecedi; isplate osobnih dohodaka, složene po organizacionim jedinicama, kronološki po mjesecima; potrošačke kartice složene su po strogoj abecedi jer nedostaju osnovne evidencije; privredno-računovodstveneog karaktera: finanncijske kartice, evidencije kredita, evidencije prihoda, evidencije poreznih isplata; ostale pomoćne kartoteke, koje su izradili službenici radi lakšeg pronalaženja građe. Izrada pismenog prijedloga za izlučivanje građe po vrstama Poštivajući pravilo da se trajno sačuva ona građa koja sadrži podatke o činjenicama i odnosima koji su značajni za karakter i suštinu vlasti gradske uprave, organizacionu strukturu, nadležnost, djelovanje i sistem administrativnog poslovanja, te u težnji da se iz arhivske građe izdvoji suvišna registraturna građa, pristupilo se za pojedina funkcionalna područja valorizaciji te izradi Liste za izlučivanje s obrazloženjem i Plana odabiranja i izlučivanja spisa na osnovi Zakona o zaštiti arhivske građe i arhivima (NN, 25/1978), i Pravilnika o odabiranju i izlučivanju registraturne građe (NN, 36/1981), za pojedine vrste i na nivou općina gdje se pokušalo sUjediti arhivske znakove.