ARHIVSKI VJESNIK 29. (ZAGREB, 1987.)

Strana - 46

Marijan Rastić, Preuzimanje građe u arhivsku ustanovu. Arhivski vjesnik, 29/1986. str. 37—56. Zapisnik o primopredaji sastoji se od utvrđenih točaka koje obuhvaćaju vrijeme primopredaje, predmet uredovanja, mjesto primopredaje, imena i prezimena ovlaštenih predstavnika arhiva i imaoca, zakonsku osnovu primopredaje, izjavu predstavnika imaoca o eventualnim i mogućim ograničenjima korištenja predmetne građe u arhivu, opis provenijencije i uzrok preuzimanja, napomene o građi koja se preuzima, broj priloga s točnim brojem stavaka svakog priloga, te zaključak. Prilozi su najvažniji dio primopredajnog zapisnika. U načelu, svaki primopredajni zapisnik morao bi imati dvije vrste priloga: A) popis građe koja je predmet primopredaje; B) popis građe koja pripada istom fondu, ali još ostaje u registraturi, odnosno kod imaoca. Prilikom sastavljanja popisa građe koja je predmet primopredaje moramo se rukovoditi potrebom arhiva da građa koja je predmet primopredaje bude tako evidentirana da se odmah nakon dolaska u arhiv može koristiti na osnovi izrađene evidencije. Bilo bi pri tome izuzetno značajno, dakle, da taj popis zadovolji ne samo pravni aspekt primopredaje (imovinski aspekt) već i informativni — radi korištenja, te da može poslužiti i arhviskim stručnjacima u planiranju primjene onih metoda obrade građe koje iznađu najsvrsishodni]im. Korisnik građe u arhivu, odnosno njegov interes, predstavlja jedan od bitnih orijentira u radu svakog arhiva. Njega (korisnika) ne interesiraju stručne kategorije o kojima raspravljaju arhivisti, kao npr. kriteriji za formiranje fonda, organizaciona struktura tvorca, registraturni periodi i si., njega interesiraju podaci koje sadrži građa, i arhivi moraju tome zahtjevu udovoljiti. S obzirom na to da je put građe u arhiv, putem primopredaje, prva stepenica na njezinu putu do korisnika, to o spomenutom interesu korisnika moramo voditi računa od samog početka postupka. Popis građe prati osnovne vrste: knjige, spisi, kartoteke itd. Ovdje donosim od svake vrste samo osnovne kategorije, jer nedostatak vremena i prostora onemogućuje detaljniji pristup: a) popis uredskih knjiga sadrži: popis urudžbenih zapisnika (protokol, djelovodnik) s naznakom godine, te početnim i završnim brojem u godini za svaku knjigu posebno; popis kazala za urudžbeni zapisnik (indeksi i registri) s oznakom godine, te početnog i završnog slova abecede koje pojedina knjiga sadrži; brojevna kazala (samo kod velikih upravnih jedinica, a naročito kod sudova, gdje su takva kazala vrlo značajno pomagalo); s naznakom godine za svaku knjigu posebno. Isti kriterij valja primijeniti i kod Pov. i Strogo pov. urudžbenih zapisnika. U rubrici »Opaska« valja za svaku pojedinu knjigu ubilježiti trganje listova ako je to primijećeno, ili da pojedina knjiga nije zaključena, kako to predviđa Uredba o uredskom poslovanju, ili nedostatak ovjere ili sL 46