ARHIVSKI VJESNIK 29. (ZAGREB, 1987.)
Strana - 45
Marijan Rastić, Preuzimanje građe u arhivsku ustanovu. Arhivski vjesnik, 29/1986. str. 37—56. U vezi s tim nameću se barem dva pitanja o kojima valja razmišljati: a) realnost zakonskog roka preuzimanja građe, s obzirom na to da imaoci vrlo često ne poštuju odredbe člana 19. Zakona; b) koja je to zapravo građa što ćemo je preuzimati u arhiv, AD a) Kao što smo naveli, rokovi preuzimanja građe ne mogu biti »... u pravilu kraći od tri niti dulji od 30 godina, računajući od završetka postupka«. To je vrlo širok raspon, koji s jedne strane omogućuje arhivu (koji ima prostor) da u svoja spremišta preuzme mladu registraturnu građu, a s druge strane obavezuje imaoce da je u sređenom stanju čuvaju i dulje od 30 godina ako arhivi tu istu građu ne mogu preuzeti (što je praksa). Iz prakse je poznato da mnogi arhivi koji, iz različitih razloga, preuzimaju mladu građu ogroman dio radnog vremena troše na njeno osnovno sređivanje, izdavanje raznih uvjerenja, prijepisa dokumenata i si., što se reperkutira na osnovne zadaće arhiva (obrada i korištenje). Isto tako, na osnovi analiza koje smo izradili, konstatirajmo da u organizacijama udruženog rada (izvan uprave) uglavnom čuvaju građu kao operat. Kad ona to prestane biti, prestaje interes tvorca za nju. Posljedice su velike i uglavnom se svode na činjenicu da postoji mali broj radnih organizacija koje mogu pokazati građu stariju od 20—25. godina. Kada bismo diskutirali o tim rokovima s aspekta zaštite arhivske građe, onda bi arhivisti vrlo vjerojatno predlagali rokove preuzimanja od 10—20. godina nakon završetka postupka, zbog toga što najvećem dijelu građe rok čuvanja ističe kroz 10 godina. U kontekstu nedostatka adekvatnih arhivskih spremišta, ti su rokovi čuvanja (kako ih spominje Zakon) manje ili više akademsko pitanje. AD b) Znatno je značajnije pitanje koja je to zapravo građa Što ćemo je preuzimati u Arhiv. Zakon se opredijelio za rješenje da je to registraturna građa, vjerojatno pretpostavljajući učestali i redovni postupak odabiranja i izlučivanja registraturne građe kod imalaca. Taj bi postupak, idealno gledajući, trebao imati za posljedicu da građa dolazi u arhiv oslobođena nepotrebnog balasta. Ipak, najveći dio imalaca postupak odabiranja i izlučivanja ne provodi redovito i promptno, pa građa u arhiv najčešće dolazi nesređena i s cjelokupnim registraturnim balastom. To ima teške posljedice za arhvisku službu: a) gubi se (barem privremeno) dragocjeni arhivski prostor; b) troši se vrijeme na obavljanje onih poslova koji, zapravo, i nisu arhivistički (registraturno sređivanje, potvrde i si.); treba inzistirati na preuzimanju građe oslobođene balasta, ili, još preciznije — na preuzimanju samo one građe koja je označena kao trajno značajna, a prema listi prioriteta. 2. Postupak. Ulazak građe u arhiv postupak je najveće važnosti i zato treba inzistirati na najvećoj mogućoj preciznosti u izradi dokumenata o primopredaji. Dokumenat se sastoji od dva dijela: zapisnika o primopredaji i priloga. 45
