ARHIVSKI VJESNIK 27. (ZAGREB, 1984.)

Strana - 119

Miljenko Pandžić. Arhivski informacijski sistem (AIS) u arhivima SR Hrvatske. Arhivski vjesnik, 27/1984. str. 113—.134. popise, inventare, izrađivati posebne kartoteke i druga informativna pomagala. Za popisivanje, a katkad i za objavljivanje, a i za stručnu arhivističku obradu sve maloprije navedene građe izvan arhiva, zainteresirane su u prvom redu i same te ustanove, koje počesto ne mogu same ostvarivati tzv. »intelektualnu kontrolu« nad vlastitom građom, Bar jednako tako su često zainteresirane i za takvu građu srodnih ustanova i drugih institucija. Naime, mnogi inače veliki referalni centri nemaju zakonske ovlasti, niti za popisivanje, pa niti za uvid i druge vrste obrade takve građe, kao što to temeljem Zakona mogu upravo arhivi i arhivska služba. Također je veoma važna i korisna koordinacija evidencija Dokumentacijsko-informacijskog centra Arhiva Hrvatske, s evidencijama vanjskih službi arhiva u SRH, posebno Arhiva Hrvatske. Tako, na primjer u Odjelu za vanjsku službu Arhiva Hrvatske vodi se posebna evidencija promjena naziva imaoca građe, koja predstavlja svojevrsnu rekapitulaciju svih promjena naziva, a koji su osobito u zadnje vrijeme ourizacije radnih organizacija, pa i ustanova, vrlo česte, i prijeko je potrebno pratiti ih, osobito da bi se dobila veza između kartoteka tzv. živih i mrtvih registratura i centralnih dosjea registra tura jednog područja. Kopije takvih evidencija nalazile bi se i u DIC-u Arhiva Hrvatske. Struktura DlC-a (Dokumentacijsko-informacijskog centra, s bibliotekom i mikrotekom) Pregled evidencija koje vode DIC u pojedinim republičkim i pokrajinskim arhivima prilično je već fiksiran, određen, ponegdje i u objavljenim uputama. I većina arhivskih zakona ili provedbenih propisa donosi i neke obavezne formulacije, kao npr. obavezu vođenja centralnog kataloga fondova i zbirki na području republike odnosno pokrajine — a negdje su i posebnim formularima propisane pojedine evidencije ili neka informativna pomagala (npr. vodič, inventar i dr).

12 Dalje, Samoupravnim sporazumom o arhivskoj informativnoj djelatnosti u Jugoslaviji, preciziraju se ove obavezne evidencije (čl. 4): »... evidencije arhivske građe ... u arhivu, ... arhivske i registraturne građe ... izvan arhiva«, zatim »evidencije mikrofilmirane ... i reprografirane građe u arhivima u zemlji i svijetu, ... evidencije o arhivskoj građi koja se nalazi u arhivima i drugim ustanovama (bibliotekama, muzejima, privatnim i javnim arhivskim zbirkama) ... u zemlji i svijetu ...« (a što se odnosi na područje dotičnog arhiva), zatim evidencija o korisnicima arhivske građe svog arhiva« (i o korištenoj građi tog arhiva), potom evidencija arhiva i zbirki ,2 Usp. S. Bačić, 0 vođenju evidencija u arhivima, Arhivski vjesnik sv. VI, Zagreb 1963, 250—267. 119