ARHIVSKI VJESNIK 21-22. (ZAGREB, 1978-1979.)

Strana - 335

Treba utvrditi i imaoce građe upoznati na kojoj će građi izrađivati liste, tj. iz koje će godine (ili iz nekog relativno kraćeg razdoblja) građa ući u liste. Ako se to ne učini imaoci građe će se različito snalaziti i postupiti, što će arhivskoj djelatnosti otežavati davanje uputa i primjedaba na nacrte lista. Očigledno je da iz tehničkih i drugih razloga nije moguće u liste unositi sve vrste građe iz drugih razdoblja postojanja i rada imalaca, pa i onih vrsta i oblika građe koja više ne nastaje. Neprihvatljiv je stav da se u posebnu listu »mora« unositi i građa koja je u općoj listi. Imalac građe to može učiniti, ako želi, ali ga ne treba na to obvezivati. Ne bi bilo logično građu iz opće liste obavezno upisivati u posebnu, jer tada opća lista, koja je propis, gubi razlog i svrhu postojanja, a imalac se opterećuje suvišnim poslom. Ne bi bilo korisno usvojiti stav nekih arhivskih radnika da se kod imalaca ne može izlučivati ona građa koja nije navedena u posebnoj listi. Kriterij za izlučenje nije mjesto građe u listi, već njena vrijednost. Može se, naime, dogoditi da poneka građa ograničenog roka čuvanja omaškom ne bude unesena u listu, pa bi takvu građu imalac morao čuvati do daleke predaje arhivu, gdje bi bila izlučena. Osim toga liste neće biti dugo ažurne, jer će se ubrzo pojavljivati vrste građe novih oblika, novih naziva i namjene, pa bi i njih trebalo čuvati bez obzira na njihovu vrijednost. Tako bi liste postajale kočnica, a ne pomagalo u radu. Napokon konačnu ocjenu vrijednosti građe i odobrenje za izlučenje daje ovlaštena stručna ustanova, što je jamstvo da neće nastati štete. Ima arhivskih radnika koji se prema listama odnose upravo kao da su one nešto bitno i od velike važnosti za arhivsku teoriju i praksu. Liste su međutim samo tehničko pomagalo, koje će omogućiti lakše i brže izlučivanje registraturne građe.

6 To pomagalo može biti što se tiče forme izrađeno na razne načine, a namijenjeno je u prvom redu upotrebi imalaca građe. Arhivski radnici, kao stručnjaci, mogu ove poslove vršiti i bez lista, kako su to činili u dosadašnjoj praksi. Valja imati na umu da nikakvi propisi, liste i druga pomagala neće moći riješiti sve situacije i slučajeve koji se javljaju u procesu odabiranja i izlučivanja i omogućiti da se taj proces vrši mehanički. Arhivski radnici će u raznim prilikama i okolnostima morati da se pri valoriziranju građe i dalje oslanjaju na vlastitu ocjenu, na svoje stručno znanje i iskustvo, i na svoje poznavanje potreba radi kojih se arhivska građa čuva.

7 Bilo je u nekim arhivima prijedloga i namjera da se odabiranje i izlučivanje kod imalaca obustave i da im se ne odobrava pokretanje toga postupka, dok ne donesu samoupravni opći akt u smislu odredaba arhivskog zakona, odnosno dok arhivu ne dostave posebnu listu svoje građe. Obustavljanje i odgađanje odabiranja i izlučivanja nije opravdano ni moguće iz nekoliko razloga. Osim toga nikomu ne bi koristilo, već naprotiv bilo bi štetno. 6 Dobra strana posebnih lista je i u tomu što sadrže popis građe za trajno čuvanje, pa u pogledu takve građe neće biti dilema kod imalaca. 7 S. Bačić, O propisima za odabiranje i izlučivanje registraturne građe. Arhivski vjesnik XV/

1972. str. 263. 335