ARHIVSKI VJESNIK 19-20. (ZAGREB, 1976-1977.)
Strana - 284
Naravno da ovaj posao sa sadašnjeg arhivističkog stanovišta nije najidealnije izvršen, ali ima izvanredno značenje kao početak organizirane brige za Arhiv poslije anarhičnog stanja uslijed ratnih i poratnih prilika neposredne prošlosti. Škartiranje spisa i njihovu inventarizaciju radili su ljudi skromne arhivističke kulture, ali vični kancelarijskom redu i disciplini, a lo je već nešto što je omogućilo da Arhiv u izvjesnom redu dođe i do naših dana. Ovom prilikom veći zahvati u rasporedu spisa unutar fondova nisu vršeni, ali se strogo pazilo na princip provenijencije. Zalutali spisi uvijek su vraćeni na mjesto koje im pripada. Sačuvan je i sistem arhiviranja točno onakav kakav je bio u kancelariji u kojoj je nastao, jer su spisi u najboljem redu preuzimani u Arhiv. U drugoj polovici stoljeća kada su vršeni veći zahvati u pojedinim fondovima, pisani novi inventari i indeksi, mnogi fondovi izgubili su taj sistem što naročito važi za fondove mletačke uprave. Komisija za izradu »Generalnog inventara« nije vršila »pionirski« posao. Imali su gotove inventare za većinu fondova i na temelju njih utvrđivali su činjenično stanje u pojedinom fondu. Arhiv je tada imao 61 inventar fonda, koji su se čuvali u tri svežnja, a posebno su postojale kopije starih inventara u sedam knjiga. 38 Sve ovo govori o stoljetnoj tradiciji Zadarskog Arhiva i izvjesnoj brizi koja se o fondovima vodila. Jasno je da su inventari rađeni iz praktičnih potreba administracije, ali to ne umanjuje njihov značaj. Po svemu, međutim, izgleda da su se sastavljači »Generalnog inventara« držali kriterija da fondove koji imaju inventare, a zadovoljavaju njihove zahtjeve, upisuju sumarno uz napomenu da postoji detaljni inventar za taj fond. Za nesređene i škartirane fondove, te za one s lošim inventarom, izradili su sasvim novi, detaljni inventar i u cijelosti ga prepisali u ovaj o kome je riječ. »Generalni inventar« predstavlja opći inventar u kome je upisana većina detaljnih i nekoliko sumarnih inventara fondova. Većina ima svih pet elemenata koji se i danas traže prilikom izrade inventara fonda: 1. inventarni broj, 2. naziv serije, 3. krajnje datume, 4. broj svezaka ili svežnjeva ili kutija, 5. bilješka. Analizirajući »Generalni inventar« utvrdili smo da su serije dobivale inventarni broj, a da je kod jednog velikog fonda numeracija izvršena po grupama spisa, da je dobro označen sadržaj arhivke jedinice koja se opisuje, da je ponegdje pisan originalni naslov, a ponegdje nespretno iskonstruiran, a da su svi nazivi serija pisani talijanskim jezikom. Utvrdili smo nadalje, da su krajnji datumi pisani dobro i precizno, pa su ponegdje upisani i mjeseci. U većini slučajeva, ako je fond imao seriju, broj svežanj a upisan je uz svaku pojedinu seriju. U bilješci su upisivali najraznovrsnije podatke o fondu, ali nema podataka o stupnju eventualne oštećenosti. Ako je koji spis ili grupa spisa odnesen ili preuzet od administracije naveden je i broj naredbe po kojoj je to izvršeno, ubilježeni su man j ko vi spisa, što su utvrdili vjerojatno na osnovu starog inventara. Svi repertoriji ili inventari koji su i dalje ostali u upotrebi registrirani su u bilješci i upisano je mjesto gdje su pohranjeni. 39 284
