ARHIVSKI VJESNIK 19-20. (ZAGREB, 1976-1977.)

Strana - 275

U vezi s označavanjem »predmeta« (rečenice koja uvodno označava bitno o sadržaju spisa) bilo je predloženo da se navede nešto više primjera (navedena su samo tri), što bi upućivalo na bolje i točnije označavanje predmeta (toč. 60. Uputstva). Poznato je, naime, da je označavanje predmeta u administraciji često loše, nepotpuno i neadekvatno, što otežava traženje spisa upisanih u registar prema početnom slovu riječi koja nije bitna za sadržaj. Prijedlog nije uvažen. Dana je sugestija da se u članu 62. Uputstva jače naglasi ograničavanje proizvoljnog upotrebljavan ja kratica u tekstovima, što ih izrađuje administracija.

1 Poznato je da se u svijetu, pa i kod nas, mnogo upotrebljavaju proizvoljne i nerazumljive kratice u tekstovima svih vrsta, od čega nisu pošteđeni ni tekstovi administracije. Ovakva skraćivanja češće jako otežavaju razumijevanje svježih tekstova, a već u nedalekoj budućnosti čitanje i razumijevanje tih tekstova predstavljat će ozbiljne teškoće. Sugestija nije prihvaćena. Bilo je predloženo da se propiše da radnik koji rukuje predmetima stavij enim u arhivu treba da ima za to potrebnu stručnu spremu i iskustvo (čl. 104. Uputstva). Prijedlog nije prihvaćen. Točka 105. Uputstva proširena je opisom načina kako će se voditi arhivska knjiga, odnosno kako će se vršiti upisi u rubrike te knjige. Uvođenje registraturne građe u arhivsku knjigu je dosta složen posao, jer se kod toga u registraturama javljaju vrlo različiti slučajevi obzirom na vrste, starost, načine arhiviranja i porijeklo građe. Zbog toga su upute za vođenje arhivske knjige vrlo korisne i dobro došle. One će ne samo pomoći administraciji kod ustrojavanja i vođenja knjige, već će administrativna i arhivska inspekcija s više razloga i osnova moći da traže osnivanje i vođenje arhivske knjige. Inspekcijske službe treba da poklone punu pažnju vođenju arhivske knjige, koju mnogi imaoci registratura ni danas ne vode, ma da je njeno vođenje propisano još 1957. godine. Ova knjiga predstavlja inventar (imovnik) arhivske i registraturne građe. Bez ovakvog inventara odnosno evidencije nema nikakve garancije za čuvanje i sigurnost građe. Od strane Arhiva Hrvatske bilo je predloženo da se opis vođenja arhivske knjige, radi bolje jasnoće za izuzetne slučajeve, nešto proširi, ali prijedlog nije prihvaćen. Spomenut ćemo neke od tehničkih primjedaba na nacrt propisa o uredskom poslovanju. Na primjer: — u uredske knjige i evidencije vršiti upise samo tintom, a ne drugim, slabijim pisaćim materijalom, jer će se one dugo ili trajno čuvati, — ni u uredskim knjigama ne upisivati kratice za pojedine nazive, — registar (kazalo) uz urudžbeni zapisnik voditi u uvezanoj knjizi, a ne na karticama, kao kartoteku; kartoteka je labilna i vrlo teško ju je sačuvati kompletnu duže vremena, 1 U jednom naputku za rad pisarnica biv. zemaljske vlade, donesenim još početkom stoljeća, navedeno je 20 primjera natuknica za označavanje »predmeta« i 107 kratica koje će upotrebljavati administracija. 275