ARHIVSKI VJESNIK 19-20. (ZAGREB, 1976-1977.)
Strana - 274
Za građu koja će se trajno čuvati Arhiv je predložio da se istodobno označava njena vrijednost i važnost kao najvažnije (A), važne (B) i kao manje važne (C). Ovakvo vrednovanje građe za trajno čuvanje od strane administracije nije prihvaćeno, ali i prihvaćanje prvog dijela prijedloga bit će korisno. Svrha ovakvog prijedloga od strane Arhiva bdla je da se olakša odabiranje i izlučivanje građe, te da mišljenje operative o vrijednosti građe bude putokaz i pomoć arhivskim radnicima pri valoriziranju građe po kriterijima arhivistike, koje ne može biti valjano provedeno bez sudjelovanja stručnjaka dotičnih struka i službi. Obzirom na pretrpanost registraturnih spremišta Arhiv je smatrao potrebnim da se u Uredbu unese da imaoci registraturne građe navedeni u članu 1. Uredbe mogu osnivati zajednički centar za čuvanje registraturne građe. Ovakva odredba koristila bi kao poticaj za osnivanje zajedničkih registraturnih centara. U ovim centrima (međuarhivima, arhivskim sabiralištima) građa bi se privremeno čuvala, odabirala i izlučivala, te dovodila u takvo stanje sređenosti da može biti na propisani način i u određenom roku predana historijskom arhivu. Na ovakvo zajedničko čuvanje i obrađivanje registraturne građe pojedini imalac bi utrošio manje sredstava, nego ako sam na propisani način uzdržava i osdgurava svoju registraturu. Ova sugestija arhivske službe nije prihvaćena. Arhiv je upozorio da treba za sada makar općenito propisati o postupku u administraciji s fotokopiranom, mikrofilmovanom, tonski snimljenom d na drugi način zabilježenom registraturnom građom. Sugestija je prihvaćena i odredba je unesena u Uputstvo (toč. 110). U poglavlju »Sastavni dijelovi akta« (toč, 57—67. Uputstva) opisuje se struktura akta, raspored i redoslijed dijelova akta, upotreba arhivskih znakova i drugih oznaka itd. Iz teksta slijedi da se sve ovo odnosi na akt u užem smislu: dopis, raspis, okružnicu, a može se primijeniti i na potvrdu, dozvolu, nalog i slično, što izrađuje i izdaje ured. U točk 65. Uputstva navodi se kako će se postupati s prilozima koji se dostavljaju uz akt. Ovi prilozi često su sasvim različitu po obliku i sadržaju od naprijed spomenutih spisa odnosno akata. To su npr. razni planovi, izvještaji, predračuni, elaborati, analize, nalazi, statistički i razni drugi pregledi, odgovori na upitnike itd. O strukturi odnosno opremi ovakvih »priloga« propisi o uredskom poslovanju ništa ne kažu, ma da bi to, obzirom na česte pojave u administrativnoj praksi, bilo potrebno. U praksi se naime često događa da na ovakvim »prilozima« nema tko ih je, gdje i kada načinio, nema broja, žiga ni potpisa, pa nekada ni naslova. Svi ovi znaci autentičnosti nalaze se na popratnom dopisu (spisu, aktu) koji predstavlja samo obavijest i sastoji se od jedne ili dvije beznačajne rečenice, dok na priloženom dokumentu, sadržajno i namjenski važnom i bitnom, nema nikakvog znaka o njegovom porijeklu i autentičnosti. Ako se ovakav prilog još i odvoji od popratnog dopisa tada predstoji mučni posao identificiranja, datiranja i utvrđivanja vjerodostojnosti toga dokumenta. Ovakve propuste odnosno nepravilnosti moglo se spriječiti odredbom koje znake vjerodostojnosti mora nositi svaki dokumenat, a ne samo spis ili akt u užem smislu. 274
