ARHIVSKI VJESNIK 19-20. (ZAGREB, 1976-1977.)
Strana - 273
tomu nema velikih ni bitnih promjena ni u poslovanju registratura i manipuliranju registraturnom građom. Jedina bitna promjena u Uredbi je odredba kojom se propisuje vođenje posebne uredske evidencije (upisnik) za predmete upravnog postupka, koji su se predmeti, po starim propisima o kancelarijskom poslovanju, mogli upisivati zajedno s ostalima u djelo vodnik (urudžbeni zaDisnik). U poredbi s Uputstvom iz 1957. godine u novom Uputstvu ima odredaba kojima se poboljšavaju tehnički postupci u administraciji, zatim nova odredba da je referent dužan na dovršeni spis (predmet) staviti i oznaku koliko godina treba spis čuvati (toč. 79), te proširenje točke 105. opisom načina kako će se voditi arhivska knjiga. Arhiv Hrvatske je na nacrte novih propisa o uredskom poslovanju stavio niz primjedaba, sugestija i prijedloga s namjerom da se odredbe u tim propisima djelomično upotpune i preciziraju, kako u interesu boljeg rukovanja i zaštite građe, tako i u interesu budućega rada arhivskih ustanova na toj građi. Na nacrt Uredbe stavljeno je 19 primjedaba, od kojih je samo pet prihvaćeno. Na nacrt Uputstva stavljene su 34 primjedbe, od kojih je prihvaćeno 13. Spomenut ćemo važnije od tih primjedaba i razloge zbog kojih su učinjene, ne uzimajući u obzir primjedbe tehničkog, terminološkog i sličnog karaktera. Prema članu 1. stav 1. Uredbe načela i pravila propisana Uredbom primjenjuju se u uredskom poslovanju kod organa uprave i zajednica poimence navedenih u tome članu i kod »organizacija koje na osnovi zakona ili propisa donesenih na osnovi zakona vrše javna ovlaštenja«. Organizacije koje vrše javna ovlaštenja to su one organizacije i ustanove koje na osnovi zakona i propisa izdaju isprave i dokumente fizičkim i pravnim osobama (npr. svjedodžbe, uvjerenja, optužbe, presude, riješen ja, potvrde, naloge, dozvole, prijepise i izvatke dokumenata itd). U stavu 2. člana 1. i u članu 2. propisano je da će se kod ovih organa uprave, zajednica i organizacija primjenjivati posebni propisi, ako takvi za njihovo uredsko poslovanje postoje. Arhiv Hrvatske je upozorio da ove odredbe omogućavaju (i uzakonjuju) raznolikost u uredskom poslovanju, pa i različito označavanje (signiranje) i arhiviranje građe. Ovakva raznolikost registraturnih sistema onemogućava mašinsku obradu podataka o arhivskoj građi i podataka iz arhivske građe. Što je veća raznolikost uredskog poslovanja, odnosno registraturnih sistema, to je teža mašinska obrada podataka u suvremenoj informatici. Zbog toga u pojedinim zemljama postoji težnja za jedinstvenim registraturnim sistemom, jer takav sistem omogućava provođenje jedinstvenog sistema nacionalne informatike na ovomu području. Dalje je Arhiv predložio da se na svakom spisu (predmetu) prije arhiviranja označava koliko vremena predmet treba čuvati (trajno, ili određeni broj godina). Prijedlog je prihvaćen i odredba je unesena u Uputstvo (toč. 79). Arhivski vjesnik 273
