ARHIVSKI VJESNIK 17-18. (ZAGREB, 1974-1975.)
Strana - 407
Ima nepreciznosti u izražavanju te nedosljednog i neadekvatnog upotrebljavani a stručnih termina, što prouzrokuje nejasnoće u programu i izvještaju, otežava procjenu izvršenih poslova i usporedbu programiranih poslova s izvršenim. Za pojedine radnje i predmete valja upotrebiti odgovarajuće termine i upotrebljavati ih jednako u programu i u izvještaju. Primjera radi navest ćemo kako se različiti izrazi upotrebljavaju za posjete imalaca građe i preglede građe. Redovni opći pregled npr. naziva se i »detaljnim« pregledom, a druge posjete »instruktažnim« pregledom, »informativnim« pregledom, »obilaskom«, »posjetom«. Razdiobu i imenovanje u ovom slučaju najbolje ćemo načiniti ako upotrebimo izraze prema poslu, odnosno razlogu zbog kojega dolazimo k imaocu. Npr.: redovni opći pregled (planirani pregled cjelokupnog stanja sa zapisničkim konstatiranjem toga stanja i mjera koje treba provesti); posjete radi provjere jesu li kod imalaca provedene određene mjere; posjete povodom reorganizacije (integracije, likvidacije, preseljenja i si.); ostale posjete po ukazanoj potrebi ili na poziv imalaca. Posjete u vezi s izlučivanjem i drugim određenim poslovima iskazat ćemo u točki gdje je riječ o dotičnom poslu. Korisno je i praktično izvještaj načiniti redom po točkama programa, odgovarajući redom na svaku točku. Ima naime slučajeva da u izvještaju o nekim točkama programa nije ništa rečeno. Ako neki programirani zadatak nije izvršen bilo bi potrebno kratko obrazložiti zašto nije izvršen, a ne ispuštati ga u izvještaju. Ima slučajeva preuzimanja registraturne građe koja po svojoj starosti još nije dospjela za preuzimanje. Preuzimanje ovakve građe treba izbjegavati, osim gdje postoje za to posebni, važni razlozi. Spomenut ćemo da se kod sređivačkih poslova najčešće u programu ne navodi u kakvom su stanju, odnosno stupnju sređenosti pojedini fondovi i koje određene radnje treba na njima izvršiti, već se upotrebljavaju uopćeni izrazi: »srediti«, »popisati«, »grupirati«, »pregledati« i si. što otežava procjenu realnosti programa. Količine građe navode se negdje u tekućim metrima polica, dok je količina određenije iskazana brojem registraturnih jedinica (svežanja, svezaka, kutija itd.). Negdje se, kod planiranja nekih poslova količine nikako ne navode, što je bitan nedostatak planiranja. Količine treba navoditi i kod onih poslova, gdje ih je moguće navesti samo aproksimativno ,oslanjajući se na ranija iskustva. Treba nastojati da programi i izvještaji budu izrađeni točno, dovoljno jasno i tako obrazloženo da su svakomu razumljivi, pa i nestručnjacima. Nastojati da se izraze sažetije, kako se činjenice i podaci ne bi izgubili u naraciji. No, valja se čuvati druge krajnosti u koju djelomično upadaju neki arhivi: suviše uopćenog i neodređenog izražavanja. Istina je da neke od ovdje navedenih nepoželjnih postupaka arhivi nisu mogli izbjeći obzirom na svoje konkretne prilike i mogućnosti. Više je međutim takvih koji se mogu ispraviti ili poboljšati. Zato i treba ovdje iznesena zapažanja i primjedbe smatrati načelnim, a svrha im je da pomognu u radu arhivskih ustanova i pridonesu poboljšanju i ujednačavanju toga rada, gdje je to moguće, potrebno i korisno. 407
