ARHIVSKI VJESNIK 17-18. (ZAGREB, 1974-1975.)

Strana - 406

izlučivanja, jer za to treba izvršiti određene često opsežnije pripreme. Broj izlučivanja se, međutim, može povećati ako vanjska služba u svakoj prilici potiče imaoce građe da vrše izlučivanja bezvrijedne građe, kako bi se u često skučenim registraturnim prostorijama postigao povoljniji i sigurniji smještaj građe koju treba dalje čuvati. Za financiranje arhivske službe, odnosno za naplaćivanje njenog rada i usluga potrebno je vršiti valoriziranje programa rada i procjenjivanje poslova arhivskih ustanova. Izvršenje programa rada iskazuje se izvještajima o radu. Treba, dakle, i zbog toga izradi programa i izvještaja o radu pokloniti punu pažnju, kako bi se na osnovi njih procjenu izvršenih poslova moglo što realnije provesti. Godišnje programe rada i izvještaje o radu neke su arhivske ustanove tokom prošlih godina izrađivale dobro, jasno i pregledno. Ima naprotiv arhiva kod kojih se iz godine u godinu ponavljaju isti nedostaci. Navest ćemo ovdje te nedostatke s namjerom da bismo pomogli boljem, jasnijem i preciznijem planiranju i izvještavanju o izvršenim poslovima vanjske službe, a ujedno i drugih poslova u arhivu. Općenito se može konstatirati da se u programe rada unose svi poslovi koji arhiv vrši ili treba da ih vrši. Izuzetno se događa da neki od ovih poslova programom nisu obuhvaćeni. Nije bilo slučajeva da je planirano premalo poslova, već naprotiv da bi se u nekim slučajevima pojedini poslovi mogli planirati u nešto manjem opsegu. Nije bilo izrazito nepovoljnog omjera između programiranih poslova. Ovaj omjer, međutim, nije moguće ni približno utvrditi kod onih arhiva koji neke poslove planiraju uopćeno i neodređeno, ne navodeći njihov opseg i količinu. Ovakvo planiranje je nepoželjno i neprihvatljivo. Izuzetno se događalo da je omjer između planiranih poslova vanjske službe i drugih planiranih poslova nepovoljan za vanjsku službu. Valja voditi računa o ravnomjernom rasporedu radne snage, vremena i sredstava na izvršenje poslova i zadataka arhiva. Posebno valja u programu rada paziti na pravilan odnos između poslova koji spadaju u osnovnu djelatnost arhiva i poslova koji ne spadaju u osnovnu djelatnost. Neki poslovi, kao npr. oni oko vođenja stalnih evidencija vanjske službe nisu kod nekih arhiva nikako iskazali ili nisu dovoljno istaknuti. Na dosta mjesta se odstupa od programiranih zadataka, a mjesto njih se vrše drugi poslovi koji po opsegu uglavnom odgovaraju programiranim poslovima. To se može dogoditi, ali treba izbjegavati da to postane stalna praksa. Valja nastojati da se program poštuje i da takvih odstupanja bude što manje. Za ovakva odstupanja obično u izvještaju nema obrazloženja, a to bi trebalo kratko obrazložiti. Da bi bilo manje odstupanja od programiranog valja prethodno ustanoviti, dobro odmjeriti i analizirati sve elemente programiranja. Ima neizvršenih programiranih zadataka zbog obavljanja vanplanskih poslova. Istina je da izvršenje vanplanskih poslova kompenzira neizvršene programirane poslove, ali i to valja izbjegavati svodeći jedne i druge poslove na racionalan, prihvatljiv omjer. A(\R *±UO