ARHIVSKI VJESNIK 17-18. (ZAGREB, 1974-1975.)
Strana - 405
stiče uvjerenje da nadzorna arhivska služba nije dovoljno ozbiljna, čvrsta i dosljedna. Š takvim mišljenjem on će, u pravilu, poklanjati sve manje pažnje i brige svojoj registraturnoj ili arhivskoj građi. Za plansko i efikasno provođenje nadzora nad arhivskom i registraturnom građom kod imalaca kao i za sve druge poslove i akcije vanjske službe potrebno je točno i ažurno vođenje evidencija te službe. Podaci za evidencije prikupljaju se posjećivanjem registratura i drugih imalaca građe, a najviše ih je sadržano u zapisniku o posjeti odnosno pregledu. Osnovne evidencije su već spomenuta evidencija imalaca građe i propisani Matični list arhivske i registraturne građe izvan arhiva. Potrebne su i korisne također i druge pomoćne evidencije: rokovnik mjera određenih da se provedu u registraturama, pregled građe dospjele za preuzimanje u arhiv, pregled izvršenih izlučivanja kod imalaca građe i dr. Samo u manjem broju arhiva vode se sve evidencije ažurno i točno. Kod ostalih je najčešći nedostatak što se u osnovne evidencije ne unose redovno svi raspoloživi podaci. Samo na temelju točnih i čvrstih podataka u evidencijama moći će vanjska služba na vrijeme poduzimati potrebne akcije i intervencije, tražiti od imalaca da ispunjavaju svoje obaveze i podnositi, prema potrebi, vlastima prijave protiv prekršitelja. Posebno se valja osvrnuti na evidentiranje arhivske i registraturne građe u registraturama što arhivska služba prema zakonskim propisima mora provoditi (čl. 35. arhivskog zakona). Ovdje se radi o sumarnom popisivanju građe po registraturnim (arhivskim) jedinicama, (a ne po jedinicama arhiviranja). Kod nekoliko arhiva ova je evidencija u zaostatku, što predstavlja neizvršenu zakonsku obavezu. Najpouzdanije evidentiranje ovakve građe izvršit će se prilikom posjete imaocu radi pregleda građe, bilo da popis izvrši arhivski radnik u suradnji s imaocem, bilo da građu popise sam imalac prema detaljnim uputama arhivskog radnika danim na licu mjesta. Prikupljanje ovakvih popisa građe pismenim putem, kako to čine neki arhivi, nije pouzdano. Iskustvo je pokazalo da su ovako prikupljeni podaci često netočni i ne potpuni. U svakom slučaju treba ih prilikom posjeta provjeravati. Nakon jedanput izvršenog ovakvog popisivanja treba naknadno popisivati samo prirast građe. Ima shvaćanja da je kod imalaca građe potrebno izvršiti popis samo one građe koja dolazi u obzir za trajno čuvanje, pa se pokušava to i provoditi. Ovakav stav je za sada kod nas neprihvatljiv, iako je vrijedan razmatranja. Da bi se popisivala samo vrijedna građa koja je za trajno čuvanje potrebno je da to i zakon predvidi, što u današnjem zakonu nije slučaj. Kod evidentiranja ovakve građe zakon ne predviđa klasificiranje građe po bilo kojemu kriteriju, što znači da treba izvršiti sumarni popis cjelokupne građe. Osim toga popisivanje građe prema njenoj vrijednosti pretpostavlja provedenu valorizaciju građe, a to valoriziranje je istom započeto izradom lista registraturne građe s rokovima čuvanja. Što se tiče odabiranja i izlučivanja građe u registraturama može se reći da se malo vrše. Kod nekolicine arhiva broi izvršenih izlučivanja godišnje relativno zadovoljava, ali kod većine arhiva bi taj broj trebalo povećati. Poznato je da imaoci registratura nerado pokreću postupke 405
