ARHIVSKI VJESNIK 17-18. (ZAGREB, 1974-1975.)

Strana - 404

u njega unositi novoosnovane organizacije udruženog rada i druge organizacije u kojih će radu nastajati vrijedna arhivska građa. Posjete imalaca radi pregleda i zaštite registraturne i arhivske građe vrše arhivi prema godišnjim planovima posjeta. Svaku registraturu odnosno svakog imaoca građe, što ih arhiv vodi u evidenciji, trebalo bi posjetiti barem svake treće godine. Ovakva učestalost posjećivanja i pregleda ne ostvaruje se kod većine arhiva. Tri su arhiva koji neke svoje udaljenije registrature nisu još ni jedanput posjetili. Obraćali su im se pismenim putem, što ni približno ne može zamijeniti posjetu, pregled na licu mjesta i neposredni dodir. Za ovakvo neredovito posjećivanje imalaca i preglede građe ima više razloga. Neki od tih razloga su izvan arhivskih ustanova i one ih, istina, ne mogu otkloniti, ali unatoč toga mogu nadzor nad građom poboljšati i učiniti redovitijim. Za posjetu se valja pripremiti i znati s kojom svrhom vršimo posjetu. U protivnom ise može dogoditi da kod imaoca ostavimo dojam površnosti i brzopletosti. Primjećeno je da neki radnici vanjske službe češće posjećuju pojedine, obično bliže, registrature, a bez konkretnog plana i prave potrebe. Tako nastoje ispuniti planirani broj posjeta, a možda i radno vrijeme. Čestim, samo formalnim posjećivanjem registrature oduzimamo vrijeme i smetamo u poslu radnicima imaoca, a arhivskoj službi i svojemu poslu umanjujemo važnost i ozbiljnost. Pogrešno je ako arhivist čestim posjećivanjem imalaca, ili na drugi način, precjenjuje važnost arhivske službe i njenih usluga. Time može ispasti smiješan. Arhivska služba neće i ne može riješiti temeljne probleme društva, ali u njihovom rješavanju ima određenu ulogu

1

. Prilikom redovnog općeg pregleda valja zatečeno stanje i sigurnost građe što točnije zapisnički konstatirati. Posebno istaći nedostatke i nepravilnosti, te utvrditi mjere koje treba poduzeti radi otklanjanja nedostataka i nepravilnosti, odnosno radi zaštite građe. Ove zapisnike radnici vanjske službe izrađuju dobro, ali ih ne izrađuju kod svakog pregleda. U nekim arhivima se o pregledima pišu kratke bilješke, ili samo datum pregleda. Ma da u nekim slučajevima ima i za to opravdanja (npr. pregledi izvan sjedišta arhiva) treba nastojati da se o svakom pregledu načini zapisnik. Važnost i vrijednost ovakvog zapisnika je u tomu što su određene činjenice, dogovori i obaveze konstatirane pismeno i obostrano potpisane, pa se ne mogu opozivati, mijenjati, izbjegavati i proizvoljno tumačiti. Preporučljivo je u zapisniku citirati propise na kojima se temelje prava i obaveze o kojima je riječ u zapisniku. Ako li se ne radi o općem pregledu, već o posjeti u vezi s nekim određenim pojedinačnim pitanjem dovoljno je o tomu načiniti kratku bilješku u dosijeu imaoca građe. Kod nekih arhiva vanjska služba ne kontrolira redovno jesu li izvršene mjere koje su dogovorene ili određene da se izvrše u vezi sa osiguranjem i Zaštitom građe kod imalaca. Zanemarivanje ove kontrole je ozbiljniji propust nego što se na prvi pogled čini. Pored toga što imalac ne izvrši ono što je za sigurnost i zaštitu građe potrebno on 1 Karolj Keekemeti, Arhivi, razvoj i nacionalna nezavisnost, Arhivist br. 1—2, str. 16, Beograd 1971. 404