ARHIVSKI VJESNIK 17-18. (ZAGREB, 1974-1975.)

Strana - 403

fluktuaciju jednog dijela arhivskih radnika. Posljedica toga je da u nekim arhivima kroz duže razdoblje nema radnika za vršenje poslova vanjske službe. Još kod organiziranja vanjske službe bilo je predviđeno da radnik vanjske službe neće biti, pored poslova te službe, zaduživan sređivačkim i drugim poslovima unutar arhiva. Međutim ni to sve do danas nije u potpunosti provedeno, što je na štetu ažurnosti poslova vanjske službe i zaštite građe. Danas u 13 arhivskih ustanova ima ukupno 14 radnika koji vrše poslove vanjske službe. Jedino su u Arhivu Hrvatske dva radnika na tim poslovima. Ima arhiva kod kojih bi, obzirom na broj imalaca registratura i veličinu njihovog područja, trebalo također angažirati u vanjskoj službi još po jednog radnika. Od ovih 14 radnika četiri imaju visoku školsku spremu, pet višu, trojica srednju i dvojica nepotpunu srednju školsku spremu. Šestorica su položili sručni ispit arhivske struke, a osam ih je bez toga ispita. Dvojica od navedenih radnika s visokom školskom spremom bave se vanjskom službom kao sporednim poslom. Kod nekih arhiva radniku vanjske službe povremeno pomaže u radu određeni radnik pored svojih drugih, glavnih poslova. Valja nastojati da se prikazano stanje stručnog kadra u vanjskoj službi popravi, kako u pogledu broja, tako i u pogledu školske i stručne spreme. U protivnom neće moći sve arhivske ustanove valjano izvršavati propisane obaveze u vezi s evidencijom i zaštitom arhivske i registraturne građe, što im može prouzrokovati ozbiljnije i teže odgovornosti. Osnovna i najvažnija funkcija vanjske službe je zaštita registraturne i arhivske građe koja još nije preuzeta u arhiv, već se nalazi kod imalaca (stvaratelja, vlasnika, posjednika) te građe. Zaštita građe kod imalaca provodi se i ostvaruje posjećivanjem imalaca radi nadzora stanja i osiguranja građe, određivanjem i kontrolom provođenja mjera zaštite, te provođenjem odabiranja vrijedne građe za čuvanje, a izlučivanja bezvrijedne građe radi uništenja. Da bi se moglo izvršavati ove radnje potrebno je voditi ažurnu evidenciju o imaocima građe i o samoj građi, te o svim posovima i akcijama što ih je vanjska služba izvršila kod pojedinog imaoca. Evidencija (pregled ili popis) imalaca građe na području arhiva treba da sadrži sve imaoce građe koja dolazi u obzir da bude preuzeta u arhiv radi čuvanja. Izrada ovakve evidencije imalaca pretpostavlja, dakle, valorizaciju imalaca obzirom na vrijednost njihove građe. Nemoguće je načiniti jednu opću valorizaciju imalaca, koja bi potpuno vrijedila za sve arhive i za sva arhivska područja, već ovo valoriziranje treba izvršiti za svako arhivsko područje. Izrađene evidencije imalaca bile su kod većine arhiva opterećene imaocima građe kod kojih nema vrijedne građe za čuvanje, pa ih arhiv ne treba ni posjećivati, niti voditi o njima računa. Kod nekih arhiva još ni danas nisu iz ove evidencije brisani svi nevažni imaoci građe, ma da je to već trebalo do kraja provesti. Kod nekih opet arhiva nisu u popisu brisani imaoci građe koji su prestali radom. Radi potpune ažurnosti popisa imalaca potrebno je 403