ARHIVSKI VJESNIK 15. (ZAGREB, 1972.)

Strana - 260

rad dviju komisija predviđenih Uputstvom iz 1952. godine nije ni otežavao ni odugovlačio postupak. Pripremanje izlučivanja u registraturi po komisiji imaoca registrature samo je jamčilo bolju izradu prijedloga građe za izlučenje i time brže donošenje konačne odluke arhivskoj (tzv. višoj) komisiji. Ako bi se ipak vođenje postupka u registraturi prepustilo jednoj komisiji tada,u njenom radu treba osigurati sudjelovanje predstavnika nadležnog arhiva, budući da arhiv, u smislu arhivskog zakona, konačno odlučuje koja se građa neće prenijeti u arhiv radi trajnog čuvanja. U smislu iste zakonske odredbe bezvrijedna registraturna građa bi se i dalje uništavala na osnovi pismenog odobrenja nadležnog arhiva. Bez sudjelovanja arhivske službe u postupku nema garancije za dobro i pravilno odabiranje i izlučivanje. 7. Posebno je važno pitanje kada će se vršiti izlučivanje bezvrijedne građe. Po dosadašnjim propisima inicijativa za pokretanje postupka izlučivanja bila je u rukama imaoca registrature. Poznato je da se imaoci tom inicijativom malo koriste unatoč čestim poticajima od strane arhivske službe. Zbog toga se izlučivanja u registraturama vrše malo, a negativne posljedice su opće poznate. Ovakvo stanje nužno traži da se propisom utvrde rokovi u kojima je imalac obavezan vršiti izlučivanje, ako to traže stanje i uvjeti u njegovoj registraturi. Kada je nastupilo takvo stanje, određivao bi nadležni arhiv. Još jednostavniji, a efikasniji, bio bi propis da arhivska služba može određivati izlučivanje u registraturi kao mjeru zaštite građe. U svakom slučaju odabiranje i izlučivanje treba izvršiti prije predaje građe arhivu. Uputstvo iz 1952. godine utvrđuje samo način i postupak odabiranja i izlučivanja registraturne građe u registraturama, mada takvo odabiranje i izlučivanje dopušta samo izuzetno. Provođenje odabiranja i izlučivanja u arhivskim ustanovama nešto je drugačije nego u registraturama, pa to treba u novom propisu razlikovati i posebno regulirati. Prvo ćemo izložiti koje bi glavne radnje trebalo regulirati u postupku odabiranja i izlučivanja u registraturama. 1. Inicijativu za pokretanje postupka imao bi i dalje imalac registrature, time što bi tu inicijativu mogao u slučaju potrebe, a radi zaštite građe, preuzimati nadležni arhiv. Imalac registrature zatražio bi pismenim putem od nadležnog arhiva odobrenje da može pristupiti izlučivanju. Takvo odobrenje je i dalje potrebno zbog toga što ima, iako relativno malo, registraturnih cjelina iz kojih se uopće neće vršiti izlučivanje ili će se vršiti u malom opsegu i s posebnom pažnjom. Propisom bi se utvrdilo koje podatke mora da sadrži ovakvo traženje imaoca registrature. 2. Po primitku odobrenja u registraturi bi se komisijskim putem izradio prijedlog koja će se građa izlučiti radi uništenja. Oblik i sadržaj ovoga prijedloga bi se također propisao. Za svaku vrstu građe komisija bi kratko obrazložila zašto se predlaže za izlučenje i uništenje. (Npr: uneseno ili proknjiženo u neke šumare, statistički obrađeno ili na drugi način iskorišteno, nalazi se na čuvanju kod druge ustanove, objavljeno, istekao rok čuvanja itd.) 260