ARHIVSKI VJESNIK 10. (ZAGREB, 1967.)

Strana - 137

Općenito možemo reći da popisi treba da sadržavaju podatke o vrsti, odnosno sadržaju građe, njenu porijeklu, starosti i količini. Dalje, građu stariju, vredniju i onu u manjim količinama popisivat ćemo detaljnije, a noviju i u većim količinama sumarnije. Posebnu pažnju u popisivanju treba poklanjati utvrđivanju sadržaja građe, te jasnom i što potpunijem označavanju toga sadržaja u popisu. Valja imati na umu da pojedine arhivsko-registraturne jedinice (svežnji, omoti, rukopisne knjige, zbornici, pisma i dr.) mogu sadržavati materijal, odnosno podatke međusobno raznorodne i nezavisne. Ako bi se sadržaj utvrđivao mehanički, na osnovi površnog uvida, prema vanjskim, češće nepotpunim ili čak pogrešnim oznakama, tada bi naš posao bio izvršen samo djelomično, evidencije bi bile nepotpune, a prilično sadržaja, odnosno podataka ostalo bi i dalje nepoznato. Za oblik i izradu popisa poslužit će nam orijentaciono Stručne upute za izradu i vođenje evidencija u arhivima (Arhivski vjesnik, br. 6, 1963), posebno upute i primjeri za vođenje Knjige primljene arhivske građe i Knjige općeg inventara arhivske građe. U opisu sadržaja većih količina novije građe mogu nam poslužiti iz istih Stručnih uputa primjeri za ispunjavanje rubrike »Sadržajna fizionomija fonda, zbirke« u vodiču kroz arhivsku građu.

5 Kako ćemo popisivati i opisivati građu rukopisnih ostavština, možemo se orijentirati prema članku dra I. Beuca, Rukopisna ostavština Vj. Spinčića, Arhivski vjesnik, sv. 3, 1960. U popisima treba konstatirati oštećenost građe, vrstu i stupanj oštećenosti kao i to da li oštećivanje po svojoj prirodi dalje progredira. Ovi podaci bit će potrebni za laboratorijsku intervenciju na oštećenoj građi. U slučajevima oštećenosti građe uputit ćemo imaoca na mogućnost laboratorijske zaštite (restauracija, konzervacija, snimanje). U popisivanju valja provoditi opću valorizaciju građe na taj način da se u popisu naznači vrednija i važnija građa. Vredniju građu u popisu označit ćemo na taj način da se na kraju popisane jedne grupe ili cjeline građe navede pod kojim je rednim brojevima popisa upisana vrednija građa. Ovi podaci su potrebni da bi se u budućnosti moglo po principu prioriteta pristupiti mikr of Umovanju vrednije građe radi zaštite. Radi lakšeg popisivanja i obrade građe korisno je građu donositi u arhiv, tamo je obraditi, a potom vratiti imaocu, u slučajevima kad se o tome s imaocem postigne sporazum. Neki arhivi već imaju djelomično popisanu arhivsku građu koja je predmet ove akcije popisivanja. Popise ove građe izrađivali su prošlih godina u suradnji s imaocima građe ili su ih izrađivali sami imaoci. Međutim, ovi popisi po svojoj formi i sadržaju ne odgovaraju zahtjevima koji se danas postavljaju, pa ih treba nadopunjavati, odnosno preraditi. U ovakvim slučajevima ne bi bilo uputno imaoca ponovno angažirati na poslu koji je on već jedanput učinio, a ukoliko ga se angažira, treba ga honorirati. Na popisivanju građe mogu pored arhivskih radnika raditi i vanjski suradnici. Vanjske suradnike treba pažljivo odabirati s obzirom na njihove kvalifikacije i stručnu sposobnost, nastojati s njima sklopiti što realniju pogodbu i njihov rad nadzirati. » 5 Vidi: s. Bačić, O vođenju evidencija u arhivima, Arhivski vjesnik, sv. 6, str. 250. Zagreb 1963. 137