ARHIVSKI VJESNIK 1. (ZAGREB, 1958.)

Strana - 423

Sadržaj predmeta za svaki poslovni broj trebao je da bude što kraći i morao je da sadržava natuknicu, koja bijaše upotrebljiva za sastavljanje kazala. Natuknica je morala na prvome mjestu da sadržava: ime osobe, ustanove, ili ime 'mjesta ili stvari, već prema karakteru predmeta, dalje slijedi opis onoga, što je trebalo uredovanjem obaviti ili što je dojavljeno. Na pr.: brošure iz inozemstva, zabrana rasturanja. Marković Marko, Osijek, dozvola za prodaju baruta. Ilova, pomoć stradalim od poplave. Pored navedenih podataka unosio se u upisnik i detaljniji sadržaj svakog spisa unutar jednog poslovnog broja, koji je sadržavao pet spisa. Stavljanje spisa na uvid također je trebalo ubilježiti u upisniku i na samom aktu. Poznati su ovi slučajevi vidiranja: 1) A. Ap. — ante aprobationem — kad je prije konačnog rješenja trebalo pribaviti suglasnost nekog drugog odsjeka. Obavljala je to pisarnica. 2) P. A. — post approbationem — kad je spis nakon odobrenog rješenja, ali prije čistopisa dostavljan na uvid ili zabilježbu nekom drugom odsjeku ili uredu. To je obavljalo otpravništvo. 3) A. E. -— ante expeditionem — kad je spis već u čistopisu i potpisan trebalo dostaviti na uvid drugom odsjeku. To je također obavljao ekspedit. 4) P. E. — post expeditionem — značilo je, da treba koncept, pošto se original otpremi, dostaviti na uvid nekom odsjeku. To je obavljala kancelarija. 5) A. R. — ante repositionem — dostavljanje na uvid prije pohrane spisa, koji se rješavaju ad acta (a. a.) 6) P. M. — post manipulationem — kad je potrebno da se spis dostavi na uvid i zabilježbu na određeno mjesto prije pohrane, odnosno poslije evidentiranja u upisniku i nakon registriranja. Pored toga, bilježilo se u upisnik i na spis rok, do kojeg je određeni akt morao biti riješen ili do kada je trebalo da se pričeka s rješenjem. To se redovito činilo kod spisa, koji su rješavani bez koncepta (označavano u upisniku »b. k.«). Osim toga, ti spisi su evidentirani i u posebnoj knjizi nazvanoj »rokovnik«. U kancelariji se tokom vremena uvriježio običaj, da se u konceptima upotrebljavaju kratice za neke titule, nazive ustanova i drugo. Kako su te kratice upotrebljavane proizvoljno, 1905. je propisano, koje se kratice smiju upotrebljavati u kancelariji Unutarnjeg odjela.

40

) Pored 105 propisanih kratica, najčešće se susreću stilizirana kratica u obliku dviju izlomljenih crta ili oštrih slova s, koja je početkom XX. stoljeća zamijenjena upotrebom čitljivih slova »p. p.« ili »p. t.« (plenus titulus), a namjesto koje se u originalu otpravka stavljao puni naslov adresata. Upotreba kratica imala je svrhu da skrati rad koncipijenta, a ne da se štedi prostor. Istovremeno s propisivanjem dopuštenih kratica zabranjena je dotadanja upotreba rubruma i određeno je, da se u gornjem lijevom uglu stavlja predmet, koji je morao biti sažet — kratak i jezgrovit. Također je uvedeno pisanje preko cijele stranice, a ne u stupcima. Na samom aktu trebalo je nastavno pisati koncept rješenja. Zabranjena je upotreba in40) »Naputak za odsječne pisarnice kr. zemaljske vlade odjela za unutarnje poslove«, str. 8 i 25. — 423 —