ARHIVSKI VJESNIK 1. (ZAGREB, 1958.)

Strana - 424

dorsata ili naleđice, te je naslov adresata dolazio između predmeta i teksta. Pored toga se izričito kaže: »Službene sastavke valja sastavljati jasno i kratko, a jednostavnim i doličnim slogom- (jezikom). Valja se čuvati opisivanja i nepotrebnih ponavljanja. Tuđe riječi neka se upotrebIjuju što manje, a naročito se valja čuvati upotrebe takovih izraza, kojima se ljudi i u običnom govoru općenito ne služe, što se baš u uredima uobičajilo (visokoista, blagoizvoljno, službouljudno, topogledno, cijenjeni hvaljeni i t. d.).«

41

) Također je određeno, da se više ne upotrebljuju razne titule, kao na pr.: visoki, veleslavni, poglaviti, slavni i slično, i to bez obzira, da li se piše višoj, ravnoj ili nižoj oblasti ili ličnosti. Jedino to je dopušteno u dopisivanju sa zajedničkim austro-ugarskim oblastima, inozemnim oblastima i crkvenim dostojanstvenicima, i to uz recipročno pridržavanje.

42

) Od pomoćnih knjiga osim upisnika najvažnije je kazalo ili indeks. Kod Unutarnjeg odjela postoji alfabetsko kazalo, koje 'sadržava unutar svakog slova alfabetski poredana: imena osoba, imena mjesta, imena stvari ili pojmova. Pored osnovne natuknice sadržava: oznaku pismare, korjeniti broj, slijedne brojeve, ili upućuje na drugu natuknicu. Sistematsko kazalo trebalo je da se poklapa s registraturnim uređenjem, te je imalo predmetni sistematski raspored. Najprije se navela oznaka i šifra registrature kao glavna natuknica, a zatim su specificirani predmeti tog registraturnog razdjela i oznake. Dakako, i ovdje su se morali navesti korjeniti, slijedni i poslovni brojevi. Pored tih pomagala bio je u upotrebi i t. zv. spisovnik, koji bijaše ustvari košuljica za spise, određenog oblika s propisanim rubrikama, i to (u okomitoj podjeli): godina i broj, predmet, a na gornjem dijelu: šifra i korjeniti broj i mjesto za glavnu natuknicu. To je neke vrste inventar ili popis spisa jednog sveska ili jednog korjenitog broja. »Svezak« je naziv za određenu vrstu spisa, koji imaju srodne sadržajne karakteristike, što je određeno osnovom pismare. »Svezak« je također skup spisa zajedno sašivenih, a koji nije smio biti deblji od dva centimetra.

43

) Uvođenjem i upotrebom spisovnika otpala je potreba šivanja spisa, koje je inače bilo izričito propisano.

44

) Ako su prilozi bili tehnički elaborati, dekreti, diplome, povelje, tada se nisu šivali uz svoj matični broj, da se ne oštećuju, nego su čuvani odvojeno od ostalih registraturnih spisa u posebnim ormarima, a na njihovu mjestu u registraturi stajala je naputnica, gdje se oni čuvaju i koliko ih ima. Tako odvojeno čuvani prilozi sačinjavali su konvolut do momenta predaje arhivu. »Cim se imade najstarije godište izlučiti i predati arhivu, tada se 41) TSTaredba bana, od i. VI. 1905. br. 1029—Pr, o ujeđnostručenju poslovodstva kod upravnih oblasti, paragraf 8. 42) Isto, paragraf 9. • 43) Naputak, str. 16. 44) Isto, str. 16 — 424 —